3. Deuxième étape : attribuer au fonds une place dans le cadre de classement en vigueur
 - | Le cadre de classement[1] est un plan directeur pré-établi répartissant les fonds au sein d’un service d’archives entre des grandes divisions et subdivisions méthodiques (appelées, en France, séries et sous-séries). Un cadre de classement se subdivise en séries. La série du cadre de classement[2], subdivision de ce cadre, qu’il ne faut pas confondre avec la série organique[3] (division organique d’un fonds), correspond :
La série est généralement désignée par une lettre ou plusieurs lettres de l’alphabet, appelée(s) "lettre(s) de série” qui ser(ven)t à la cotation des dossiers qui la composent. |
Tout fonds d’archives reçu dans un service ou un centre d’archives doit trouver une place dans le cadre de classement général en vigueur dans l’institution ; cette place déterminera la cotation ultérieure.
En France, ce cadre de classement est défini par règlement.
Ainsi, les Archives nationales, départementales, communales et hospitalières ont, depuis près d’un siècle et demi, des cadres de classement réglementaires distincts reposant sur les grandes compétences de l’administration, couplées aux grandes coupures chronologiques de l’histoire de France (1789, 1800, 1940).
Ailleurs, comme au Québec, la définition d’un cadre de classement général relève de chaque institution. Dans le cadre des services privés d’archives, chaque structure détermine son propre cadre de classement.
Exemple :
Voici un cadre de classement élaboré par des participants à une formation archivistique pour les archives de l'université du Liban :
UL Archives de l'université du Liban :
1 UL fonds du rectorat
2 UL fonds de la faculté de droit
3 UL fonds de la faculté de l'information (doyenné)
3 UL 1 sous-fonds de la section 1
3 UL 2 sous-fonds de la section 2
4 UL fonds de la faculté de la sociologie
etc......
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Comment se fait le choix de la série du cadre de classement dans les services d'archives publics français ?
Dans les services d’archives publics français, le choix de la série du cadre de classement se fait en fonction :
du statut du producteur à la date d’entrée des documents ,
du mode d’entrée des documents,
de la date des documents.
ATTENTION !
Dans les Archives départementales, les archives publiques prennent place, suivant leur mode d’entrée et leurs dates :
dans les séries anciennes jusqu’en 1789,
révolutionnaires de 1790 à 1800, modernes de 1800 à 1940,
et série W depuis 1940 (avec numéro d’ordre continu à chaque versement lors de son entrée dans le service d’archives), pour les archives publiques versées ;
en série E dépôt pour les archives déposées par les communes,
H dépôt pour celles des hôpitaux,
W dépôt pour les archives publiques entrées par voie extraordinaire (à l’exception des dépôts des communes et des établissements hospitaliers),
ETP pour les archives des grands établissements et organismes publics ouverts avant 1940 et qui se sont poursuivis après cette date.
Les archives d’origine privée entrées par voie extraordinaire ont leurs propres séries :
AP, AQ, AR, AS, 72 AJ et AB XIX au Centre historique des Archives nationales,
J et Fi dans les archives départementales,
Z dans les archives communales.
Il faut éviter d’éclater un fonds entre plusieurs divisions d’un cadre de classement
on veillera donc à ne pas éclater un fonds dans plusieurs séries matérielles des cadres de classement : ainsi quand un fonds mord une coupure chronologique du cadre de classement, on ne doit pas scinder en deux les dossiers qui chevaucheraient la date limite mais opter pour le classement dans l’une ou l’autre des séries du cadre de classement;
on veillera également à individualiser chaque fonds au sein d’une même série, par un intitulé précis (nom de son producteur), voire par une cotation propre quand la réglementation l’autorise.
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Attention :
Souvent, faute de temps, le traitement s’arrête à l’attribution au fonds ou au versement d’une place dans le cadre de classement. Les dossiers reçoivent une cotation qui “fossilise” en quelque sorte un état de non-classement ou de classement non révisé.
La cotation d’un versement d’archives contemporaines dans une série en rangement continu peut quelquefois intervenir dès la réception du versement, avant même toute vérification du classement.
Si l’on envisage ultérieurement de réaliser un instrument de recherche plus élaboré qu’un bordereau de versement, le classement et la cotation devront être repris.
