2.4. Difficultés
Des difficultés surgissent :
quand le fonds a été très mélangé, notamment quand il s’agit d’un fonds relativement ancien.
Exemple :
Un chercheur en histoire immédiate, appelons-le M. Événement Fortuit, à qui plusieurs personnalités politiques ont donné des parties de leurs archives pour l'aider à mieux documenter sa recherche, se voit élu à un poste administratif de son Université. Il doit mettre de côté tous ses projets et la documentation qu'il a accumulée au fil des ans, y compris ses propres archives et les archives reçues. Évidemment, rien n'est classé systématiquement et plusieurs documents de diverses provenances se retrouvent dans des dossiers sujets correspondants au plan de recherche prévu.
Devions-nous tout conserver dans le fonds de M. Événement Fortuit qu'il a légué à son Université ?
Non, évidemment. Il faudra analyser le contenu de tous les documents légués par M. Fortuit et restituer les documents qui ont été produits par d'autres personnalités. Quitte à photocopier les documents retirés pour laisser un témoin des méthodes de recherche de M. Fortuit, il faudra transmettre les documents dans les fonds respectifs de ces personnes pour qu'ils puissent être conservés dans le contexte qui les a créés.
Cet exemple n'est pas fictif ; seul le nom et le type de recherche ont été modifiés.
quand les divisions internes ont changé de compétence ou quand la structure même de l’organisme a été modifiée :
dans ce cas, une bonne connaissance de l’histoire de l’organisme producteur est nécessaire pour reconstituer sa structure et son évolution dans le temps ;
il sera généralement nécessaire de diviser le fonds en tranches chronologiques correspondant aux importantes modifications de structure ;
si cette reconstitution n’est pas possible, il faudra traiter le fonds dans son ensemble, sans tenir compte de divisions internes.
Exemple :
Au cours des XIXe et XXe siècles, les services administratifs ont évolué, se sont transformés et se sont développés.
Ainsi, le Secrétariat général d'une administration ou d'une entreprise qui regroupait souvent, il y a plus de cent cinquante ans, la gestion des finances, du personnel et du matériel a donné naissance à des services autonomes pour les finances, le personnel et le matériel, tout en développant des fonctions nouvelles dans le domaine de l'organisation ou juridique et contentieux par exemple.
Le service du personnel lui-même a grandi à son tour, s'est diversifié et a créé par exemple un bureau du recrutement, un autre pour la gestion des cadres, un autre pour celle des cadres moyens, un pour la formation continue et les stages, etc.
Donc au cours du temps (deux siècles) nous trouverons dans le fonds de cette administration ou de cette entreprise des dossiers de personnel au Secrétariat général, plus tard d'autres plus récents dans les archives du service du personnel, plus tard encore d'autres dans les archives des différents bureaux.
Mais les dates de ces dossiers ne correspondront pas avec les changements d'organisation.
En effet chaque fois on aura transmis au nouveau service les dossiers du personnel qui le concernent, mais laissés dans le sous-fonds de l'ancien service, les dossiers clos.
L'archiviste n'a pas à regrouper tous les dossiers de personnels dans une seule série artificielle, il doit laisser dans leur sous-fonds les dossiers qui s'y trouvent, c'est-à-dire respecter le fonds. L'inventaire ou l'index permettront de retrouver tous les dossiers de personnel quand on en aura besoin.
