5.2. Ordonner les subdivisions du fonds les unes par rapport aux autres
L’élaboration du plan de classement se fait pour chaque fonds en respectant, autant que possible, l’ordre déjà établi par le producteur du fonds.
Cette opération consiste à agencer ces subdivisions les unes par rapport aux autres en suivant une logique du général au particulier :
Exemple :
Les dossiers établissant les attributions du producteur précéderont les dossiers d'affaires traitées par ce producteur.
Ce travail sera réalisé en tenant compte d’un certain nombre de considérations :
le meilleur plan de classement est celui qui reflète l’organigramme fonctionnel d’une institution ou les grandes activités et fonctions exercées par une personne physique et la façon la plus logique dont a pu se constituer l’ensemble de sa documentation ;
pour les fonds clos (fonds ayant cessé de s’accroître en raison soit de la disparition de son producteur, soit d’une réorganisation interne profonde de celui-ci, soit encore d’une cessation de fait de ses fonctions, par opposition à “fonds ouvert”), on pourra se reporter aux instruments de recherche décrivant des fonds similaires ;
pour les fonds ouverts, on se reportera aux tableaux de gestion d’archives, qui énumèrent les dossiers produits selon un ordre logique, à partir des fonctions du producteur ;
on peut être amené à ne pas utiliser tout au long de la vie d’une institution le même plan de classement pour sa production documentaire ; il est indispensable de faire des plans de classement qui correspondent à la réalité d’une production et de son schéma à un moment donné et donc à l’organigramme de l’institution; en cas de remaniement important de cet organigramme, on pourra être amené à changer de plan de classement ; les plans de classement devront être précisément datés et il faudra en conserver la mémoire administrative, donc leur contexte temporel et réglementaire d’élaboration ;
dans certains cas, il convient de substituer à l’ordre de production la logique d’exploitation historique des documents ; ainsi, il vaut mieux placer les tables ou les répertoires avant les registres d’actes ou les actes et dossiers eux-mêmes ; ce sont les tables et répertoires que le public doit normalement regarder en premier pour faire sa recherche, même si ces documents ont été produits après qu’une série d’actes aient été préparés, par exemple tous les ans ou tous les dix ans.
À ce stade du classement, le plan de classement se fera sur papier (fiches individuelles, feuilles volantes) ou sur écran jusqu’à la phase finale de traitement ; l’archiviste n’aura opéré aucun changement dans l’ordre matériel du fonds.
Certains logiciels documentaires utilisés dans les archives permettent de constituer le plan de classement au fur et à mesure de la saisie des fiches ou de définir un plan de classement a priori et d’y rattacher des dossiers.
Exemple :
Cet exemple est tiré du logiciel libre ICA-AtoM, développé sur l’initiative du Conseil international des archives pour permettre aux services d’archives de produire et de publier facilement sur Internet leurs descriptions archivistiques (figure 1).
Par le chemin d'accès Ajouter/modifier > Description archivistique > Ajouter nouveau, l'utilisateur crée une nouvelle fiche descriptive pour une unité archivistique dont il déterminera dans la zone d'identification le niveau (menu déroulant « Niveau de description »).
À côté de ce menu de niveau de description, l'utilisateur peut rattacher l'unité archivistique à une autre fiche d'un niveau supérieur à travers le menu « Niveau parent » qui déploie l'ensemble des descriptions archivistiques enregistrées dans le système, et qui par un procédé de sous-menus déroulants imbriqués permet de sélectionner les fiches de niveau supérieur (figure 2).
