4. Troisième étape : rédiger le corps de l'instrument de recherche
Le principe de la description à plusieurs niveaux est essentiel à la description archivistique.
Un instrument de recherche se compose principalement des notices individuelles qui décrivent chacune des unités de description au niveau choisi :
la pièce,
le dossier,
la série organique,
le fonds.
Selon la structure de classement que vous avez établie, vous avez déjà remarqué que certaines informations sont communes aux différentes notices. Il est donc nécessaire de réunir ces informations par la rédaction d’une notice à tous les niveaux supérieurs nécessaires afin de favoriser une meilleure compréhension de ces ensembles de données.
Pour appliquer le principe de la description à plusieurs niveaux, vous devez maintenant créer tous les niveaux intermédiaires par la préparation des notices nécessaires. Ainsi, pour un inventaire dont les notices principales sont rédigées au niveau de la pièce, vous pouvez créer des notices aux niveaux du dossier, de la série organique et du fonds. Pour un répertoire fondé principalement sur des notices au niveau du dossier, les niveaux intermédiaires sont la série organique et le fonds.
Souvent, les seuls niveaux synthétiques principaux (dossier, série organique et fonds) ne sont pas suffisants pour refléter tous les niveaux hiérarchiques nécessaires. La complexité de l’organisation d’un producteur d’archives ou des modifications successives de l’organisation des archives sur une longue période de temps rend nécessaire l’utilisation d’un plus grand nombre de subdivisions. C’est pourquoi il est possible, pour tous ces niveaux, de recourir à des sous-divisions telles que le sous-dossier, la sous-série organique et le sous-fonds. La pratique permet aussi de multiplier ces subdivisions pour obtenir des sous-sous-séries.
Pour faciliter la compréhension de l’usager, il faut quand même exercer une certaine retenue dans la multiplication de ces sous-divisions et s’assurer qu’à la création d’un niveau intermédiaire, correspond la réalité d’une activité, d’une fonction ou d’un service administratif. Par contre, il n’est pas toujours nécessaire d’établir une hiérarchie parfaite utilisant tous les niveaux : dans certains cas, on créera une seule notice au niveau du dossier qui n’aura pour niveau supérieur que le fonds ; on doit éviter de créer des niveaux artificiels ne correspondant à aucune réalité dans les activités du producteur ou pour lesquels aucun document d'archives ne sera conservé.