3.5. Adopter une description à plusieurs niveaux
Quel que soit le niveau de description retenu pour les notices, il peut arriver que certains éléments de description soient communs à plusieurs unités de description consécutives.
Il convient donc de mettre en valeur ces éléments communs en évitant des répétitions inutiles.
Dans un instrument de recherche papier, les éléments de description communs à différentes notices successives seront regroupés dans une notice particulière, à faire précéder des références de la première et de la dernière des unités concernées. Les informations spécifiques aux différentes unités figureront à la suite. La présentation matérielle permet de mettre en valeur les différents niveaux de description.
Exemple :
Description à deux niveaux (répertoire numérique) :
72-88 . 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 | Correspondance. – Fournisseurs : classement par ordre alphabétique et chronologique. 1941-1950 A-B. 1943-1948 C-D. 1941-1950 E-F. 1942-1946 G-N. 1942-1946 P-R. 1942-1946 S-V. 1942-1946 2 dossiers, lettres A à L et M à V. A-B. 1946-1949 C. 1946-1949 D. 1946-1949 E-L. 1946-1949 M-R. 1946-1949 S-V. 1946-1949 A-C. 1949-1950 D. 1949-1950 E-P. 1949-1950 R-V. 1949-1950 |
Dans une base de données informatique, soit on répète les informations communes dans chaque notice, soit on utilise, ce qui est le cas dans les logiciels intégrés de gestion d'archives, des écrans de description à plusieurs niveaux ; les notices y sont alors rédigées comme dans un instrument de recherche papier.
Exemple :
Exemple de description à plusieurs niveaux sous ICA-AtoM : les éléments de description de la norme ISAD(G) sont disponibles quel que soit le niveau de description.
