3.2. Mettre en valeur le système de classement adopté
L'élément qui doit figurer en tête des notices descriptives est celui qui fonde le classement des notices les unes par rapport aux autres, et ce n'est pas nécessairement l'objet. Par exemple, pour une série organique, on peut avoir distingué les registres et les minutes. C'est alors cet élément-là (typologie documentaire) qui interviendra en tête d'analyse.
Exemple :
"Mairie” et “halle” sont les objets des dossiers et les intitulés des analyses. Cela montre que le classement est fait ici par bâtiments, bien mieux que si on avait : “construction de la mairie, travaux à la mairie, réfection des piliers de la halle”. ou encore :
“Durand (Pierre” et “Maury (André)” sont les objets des dossiers et les intitulés des analyses. Cela montre que le classement a été fait dans l’ordre alphabétique des personnes objets des dossiers et non dans un ordre chronologique ou dans un éventuel ordre d’actions (nominations d’un côté, mises à la retraite de l’autre…). ou bien : L’intitulé peut être une date quand c’est la date qui détermine le classement, par exemple dans les dossiers de justice : 1-25 Tribunal de première instance, dossiers de procédure.
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Mais le plus souvent, ce sont les titres et les sous-titres qui permettent de comprendre le système de classement adopté.
Exemple :
Législation du travail Salaires 10 M 24 Salaires ouvriers. – Informations et enquêtes statistiques : tableaux, correspondance. 1856-1887 10 M 25 Travail à domicile. – Organisation et réunion des comités professionnels d’expertise et du comité départemental des salaires : procès-verbaux, arrêtés, circulaires, correspondance. 1915-1940 |
Les titres de parties sont à considérer comme des niveaux de description à part entière.
Si l’on applique strictement ISAD(G), et également dans la perspective d’un passage à un instrument de recherche électronique (afin de pouvoir permettre le traitement et par conséquent la recherche sur ces titres), chaque niveau de description doit comporter obligatoirement : un identifiant (groupe de cotes pour sous-fonds, séries et sous-séries organiques, cote pour articles), un intitulé et des dates.
Exemple :
Avec application stricte d'ISAD(G) :
1050 W 1-50 Cabinet du préfet. 1939-1945 1050 W 1-15 Correspondance. 1939-1944 1050 W 1-6 Correspondance reçue. 1939-1940 1050 W 1-3 1939 1050 W 4-6 1940 1050 W 7-15 Correspondance au départ. 1939-1945 |
Pour alléger la présentation d'une sortie papier, on peut faire apparaître les intitulés sous forme de titres de parties, sans indication de dates ni de cotes extrêmes.
Exemple :
Cabinet du préfet Correspondance 1050 W 1-6 Correspondance reçue. 1939-1940 1050 W 1-3 1939 1050 W 4-6 1940 1050 W 7-1 Correspondance au départ. 1939-1945 |
Dans un instrument de recherche papier, les titres de parties ne doivent jamais être précédés de numéros, qui risqueraient d'être pris par le lecteur pour des éléments de cotation. C'est la typographie qui doit faire apparaître la hiérarchisation des différents niveaux de description.
Exemple : Mauvaise pratique :
1. Administration générale du Syndicat interdépartemental du bassin de la Maine (SIBM) 1.1. Constitution et dissolution 1.1.1. Expérience pilote nationale du bassin de la Maine 15 W 1 Mise en place. – Création : comptes rendus de réunions, rapports, correspondance, projet de convention d’étude pour le développement du tourisme fluvial sur le bassin, coupures de presse (1979-1980). Politique nationale, concession des voies navigables ; tourisme et transports fluviaux : notes, étude, correspondance, discours, brochure, question orale (s.d., 1982-1983). 1979-1983 [À noter : compte rendu de réunion du CIQV (Comité interministériel de la qualité de la vie) (oct. 1979)]. 15 W 2 Organisation des activités du SIBM. – Politique d’aménagement et de répartition des activités sur le bassin ; politique en faveur du tourisme fluvial : notes, documents de travail (1969-1981). Dossiers de présentation du SIBM et de l’expérience pilote : notes, documents de travail (1980-1992). Activités de promotion, de location et d’affermage, régime juridique et fiscal : rapport, correspondance, textes réglementaires, modèle d’achat en franchise de TVA (1981-1982, s.d.). 1969-1992 1.1.2. Statuts, convention avec la Région Pays de la Loire 15 W 3 Statuts. – Élaboration : statuts adoptés, arrêté interpréfectoral, délibérations, not (1980-1981). Modifications : projets, notes manuscrites, statuts, textes réglementaires, délibérations, correspondance (1990, 1995-1997). 1980-1997 |
Exemple : Bonne pratique :
Administration générale du Syndicat interdépartemental du bassin de la Maine (SIBM) |
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Constitution et dissolution Expérience pilote nationale du bassin de la Maine 15 W 1 Mise en place. – Création : comptes rendus de réunions, rapports, correspondance, projet de convention d’étude pour le développement du tourisme fluvial sur le bassin, coupures de presse (1979-1980). Politique nationale, concession des voies navigables ; tourisme et transports fluviaux : notes, étude, correspondance, discours, brochure, question orale (s.d., 1982-1983). 1979-1983 [À noter : compte rendu de réunion du CIQV (Comité interministériel de la qualité de la vie) (oct. 1979)]. 15 W 2 Organisation des activités du SIBM. – Politique d’aménagement et de répartition des activités sur le bassin ; politique en faveur du tourisme fluvial : notes, documents de travail (1969-1981). Dossiers de présentation du SIBM et de l’expérience pilote : notes, documents de travail (1980-1992). Activités de promotion, de location et d’affermage, régime juridique et fiscal : rapport, correspondance, textes réglementaires, modèle d’achat en franchise de TVA (1981-1982, s.d.). 1969-1992 Statuts, convention avec la Région Pays de la Loire 15 W 3 Statuts. – Élaboration : statuts adoptés, arrêté interpréfectoral, délibérations, not (1980-1981). Modifications : projets, notes manuscrites, statuts, textes réglementaires, délibérations, correspondance (1990, 1995-1997). 1980-1997 |
Il faut veiller à ce que les intitulés soient significatifs pour les niveaux intermédiaires de description. Par exemple, “divers” ou “mélanges” ne peut pas être un intitulé de série ou de sous-série organique.
