Introduction
Qu’il soit produit de façon traditionnelle sur papier ou par une base de données, l’instrument de recherche est d’abord formé d’un ensemble de notices descriptives portant soit sur des pièces, soit sur des dossiers, soit sur des séries organiques, soit sur des fonds.
Bien que l’on insiste forcément sur la nécessité de formuler les notices selon des normes précises, on ne répétera jamais assez l’importance de rédiger des notices dont le contenu est significatif et pertinent.
Nous avons vu que le choix du niveau auquel sont établies les notices descriptives détermine le type d’instrument de recherche qui sera, selon le cas,
un inventaire (description pièce à pièce),
un répertoire (description dossier par dossier),
un état sommaire (description sous-fonds par sous-fonds),
un état des fonds (description fonds par fonds).
Mais quel que soit ce niveau, chaque notice comprend essentiellement :
une référence, généralement la cote (élément 1.1 d’ISAD(G)[1])
l’intitulé/analyse (élément 1.2 d’ISAD(G))
les dates extrêmes de l’unité décrite (élément 1.3 d’ISAD(G)).
L’intitulé/analyse sert à indiquer soit le titre que porte l’unité de description, soit un titre forgé ou une analyse concise :
dans le cas d’un fonds ou d’un sous-fonds, il s’agira généralement du nom du producteur, éventuellement précédé de la mention fonds ou sous-fonds ;
au niveau de la série, l’intitulé correspondra le plus souvent au domaine d’intervention ;
pour la sous-série, ce sera le plus souvent la typologie documentaire caractéristique.
EXEMPLE |
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pour les niveaux de description les plus fins (dossier, pièce), on peut soit conserver l’intitulé pour les unités documentaires portant un titre original, explicite et significatif, soit en donner une analyse structurée identifiant :
l’objet traité dans le dossier : cela peut être un objet physique, une personne morale, une zone géographique, un événement ;
l’action ou la procédure pesant sur cet objet : l’action peut être concrète (construction, réparation, enseignement…) ou abstraite (réglementation, organisation, préparation…) ;
éventuellement la typologie documentaire, c’est-à-dire la nature des pièces contenues dans l’article (à ne préciser que si elles sont spécifiques) ;
éventuellement l’auteur de l’action dont résultent les documents (si différent du producteur) ;
éventuellement le type de classement (alphabétique, numérique, chronologique…).
EXEMPLE |
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Autorisation/ de /défrichements |----action----| |-----objet------| Société – – N./ Construction d’une halte-garderie/, marché |----agent----| |--------------objet--------------------| |--action-| Étude/ par la société N./ d’un projet de cité administrative |-action--| |---agent----|---------------objet--------------------| |
Le nombre et l’importance des éléments de description compris dans les notices varient selon la nature de l’instrument de recherche.
Mais dans tous les cas, la rédaction des notices doit être conduite de manière à :
mettre en évidence la cohérence des unités de description,
mettre en valeur le système de classement adopté,
refléter la composition interne des unités de description,
donner un élément d’information pertinent pour chaque unité de description,
adopter une description à plusieurs niveaux.
