Module 7B - section 1 : La transformation numérique des organisations et la terminologie

La gestion et la conservation des documents numériques requièrent une implication de divers acteurs organisationnels et un investissement financier. En effet, bien que les aspects fondamentaux de l'archivistique demeurent valides, de nouvelles responsabilités et de nouvelles exigences s’ajoutent. Des collaborations entre divers acteurs (ex. : professionnels des technologies de l’information) doivent être établies, les rôles et responsabilités définis et l'organisation du travail planifiée. Par ailleurs, des ressources financières sont nécessaires dans la gestion des documents numériques, notamment pour l’acquisition de matériel ou encore d’un système d’archivage électronique. La gestion et la conservation des documents numériques sont habituellement une responsabilité organisationnelle à laquelle divers acteurs contribuent et dont l’archiviste doit être le chef de file.

Le cadre législatif et réglementaire reconnait, dans beaucoup de pays, une valeur probante aux documents numériques équivalente à celle du document analogique. Par conséquent, diverses obligations fonctionnelles et techniques doivent être respectées afin de garantir l’intégrité et l’authenticité des documents et ce, durant tout le cycle de vie du document.

Plusieurs normes et standards encadrent une facette ou l’autre de la gestion des documents numériques. En effet, certaines normes s’appliqueront aux formats, d’autres aux supports ou encore à la démarche de mise en œuvre de dispositifs de gestion des documents numériques. Nous pouvons distinguer parmi les normes développées par les organismes de normalisation tel l’Organisation internationale de normalisation (ISO), les standards professionnels et les standards de fait proposés par les éditeurs ou acteurs industriels.

Plusieurs systèmes gérant des documents d’archives numériques avant application du sort final sont disponibles, tant dans le domaine des logiciels libres que des logiciels commerciaux. Il importe de considérer l’offre des divers produits et services selon les besoins nécessaires en matière de gestion et conservation des documents numériques.