1.1. Omniprésence du numérique
Introduction
Le numérique a progressivement pris sa place dans toutes les activités industrielles, commerciales, institutionnelles, culturelles, artistiques et il influence profondément nos comportements individuels quotidiens. Cette évolution a pour conséquence que toute l’information dans notre société est créée sous cette forme. L'ensemble de nos pratiques tant professionnelles que personnelles en a été modifié.
Les systèmes générant des informations numériques ont graduellement intégré les laboratoires, les bureaux d'étude, les systèmes de surveillance, les centres hospitaliers, les automobiles, les avions, les véhicules spatiaux et les systèmes complexes de toute nature.
1.1.1. Développement récent des interconnexions
Récemment, diverses organisations ont lancé des initiatives de transformation numérique qui visent à offrir davantage de services en ligne de façon à répondre aux besoins évolutifs des diverses clientèles et optimiser les processus d’affaires des organisations. Or, cette transformation s’est accélérée durant la pandémie afin de faciliter le télétravail, assurer le maintien des processus d’affaires des organisations et permettre les interconnexions entre les informations numériques. Les changements induits par le numérique sont importants et influencent les pratiques en gestion des documents.
1.1.2. Les avantages du numérique
L'information sous forme numérique est manipulée, traitée, stockée, échangée, diffusée par tous les moyens mis aujourd'hui à notre disposition. Cette forme de représentation de l'information offre plusieurs avantages, dont :
• le coût des supports de stockage est de plus en plus faible pour des capacités de stockage de plus en plus élevées,
• il est facile de modifier et de réutiliser cette information,
• les outils pour créer des documents complexes sont nombreux et puissants,
• les moyens pour rechercher les informations pertinentes sont puissants,
• le partage et l’échange de documents sur des réseaux sont aisés permettant ainsi un accès à distance à plusieurs usagers.
1.1.3. Les défis du numérique
Derrière les avantages immenses que l'information numérique procure, se cachent divers défis qui sont souvent présents dès le stade courant de la gestion des documents numériques et auxquels l’archiviste doit répondre.
Un document numérique requiert un dispositif de lecture complexe impliquant un média de stockage, un appareil permettant la lecture de ce média, un ordinateur, un système d'exploitation, un ou plusieurs logiciels, voire d'autres éléments encore, pour l’accès à son contenu sous forme numérique. Si un seul des éléments de ce dispositif complexe ne fonctionne plus, l'information n’est plus accessible. Ainsi, la pérennité des diverses composantes du dispositif doit être assurée :
les supports de stockage ont une durée de vie limitée et sont fragiles de par leur composition ;
l'ordinateur doit être remplacé régulièrement ;
le système d'exploitation évolue ;
les formats de fichiers sont nombreux et peuvent rapidement devenir désuets.
Ainsi, chaque composante du dispositif pour accéder au contenu du document numérique doit être régulièrement remplacé selon l’évolution technologique, ce qui a, par ailleurs, un coût écologique.
Attention : Les documents numériques à conservation définitive
La préservation des documents numériques pose des enjeux particuliers pour les documents numériques devant être conservés comme archives historiques. C’est pourquoi des efforts de pérennisation doivent débuter dès la création de ces documents. Il est essentiel de ne pas réduire la conservation de l'information sous forme numérique à un ensemble de problèmes techniques. Plusieurs facteurs doivent être considérés dans la gestion et la conservation des documents numériques.