Module 7B - section 1 : La transformation numérique des organisations et la terminologie

« Représentation formalisée de l'information, adaptée à la communication, l'interprétation ou le traitement » (ISO14721, 2012)). La donnée^[1] peut prendre diverses formes. Il peut s’agir d’un mot, d’une entrée dans une base de données, d’un nombre, des caractères contenus dans un document, d’une séquence de bits, etc. Plus simplement, une donnée est une « observation simple (…) qui prise séparément et hors contexte, n’a pas de sens en soi » (Rietsch et al., 2006).

Il peut s’agir de faits sur des évènements, sur des personnes, etc. Les différentes données regroupées et interprétées permettent de constituer une information.

L'information^[2] est définie comme « une connaissance pouvant être transmise. En pratique, l'information est donc un élément de connaissance susceptible d'être codé pour être conservé, traité ou communiqué » (PIAF, Glossaire). L’information réfère principalement au contenu et est composée d’un « ensemble de données liées entre elles et porteuses de sens » (Rietsch et al., 2006). L’information est souvent consignée dans un document ou un regroupement de données interprétables.

Un document d'archives^[3] est un ensemble d'« Informations créées, reçues et préservées comme preuve et actif par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite des opérations liées à son activité » (ISO30300, 2020).

Le document est donc un « ensemble d'informations enregistrées », considéré comme une unité qui pourra être utilisable à des fins de consultation ou comme preuve (définition Françoise Banat-Berger/Claude Huc, PIAF module 7, version 2012-2024).  Un document peut prendre différentes formes. Il peut être analogique ou numérique. Le terme « analogique », par opposition au numérique, réfère à « toute donnée variant de façon continue ou dont la représentation se fait sous la forme d’une grandeur physique continue pouvant prendre une infinité de valeurs, ainsi que des procédés et des appareils basés sur ce type de donnée », tel un document papier ou un document sur microfilm (Office québécois de la langue française, 2001). Ainsi, pour être lu et interprété par un ordinateur, un document analogique^[4] doit être numérisé.

Il s’agit d’un document constitué sous forme numérique, soit de façon native/initiale, soit par numérisation de document non numérique. Le document numérique^[5] requiert un ordinateur ou un appareil mobile pour être consulté. De plus, l’archiviste doit porter une attention particulière aux diverses composantes du document numérique pour en assurer sa gestion et sa conservation.