3.2. Définitions relatives aux composantes du document numérique
Outre l’information contenue dans le document, le document numérique possède diverses composantes techniques qui influencent la gestion et la conservation de celui-ci. Ces termes seront davantage expliqués dans les prochains chapitres du module, mais, à ce stade-ci une définition s’impose.
Définition : 3.2.1. Métadonnées
Les métadonnées[1] sont des données décrivant le « contexte, le contenu et la structure ainsi que leur gestion dans le temps » (ISO15489, 2016). Les métadonnées sont des données qui servent à décrire, organiser et gérer les ressources numériques (voir section 3). On les utilise notamment pour définir les « spécifications techniques, l'organisation intellectuelle, les conditions d'utilisation, la préservation, l'échange entre systèmes et l'administration des données » (Turner, s.d. cité dans EBSI, 2018). Elles sont souvent créées et modifiées selon les manipulations apportées à un document numérique.
Définition : 3.2.2. Format
« Un format[2] de document numérique est constitué d’un ensemble de contraintes (ou règles) morphologiques (de forme) et de règles d’interprétation applicables au contenu du fichier (unique) ou des fichiers (multiples) composant un document numérique » (Marcoux, s.d. cité dans EBSI, 2018). Ainsi, le format est le regroupement physique de données. Il répond à des impératifs techniques. Par exemple, parce que les documents textuels (fichiers) .docx respectent les contraintes techniques du format Word, le logiciel est en mesure d’interpréter l’information et ainsi afficher son contenu.
Définition : 3.2.3. Support
Le support[3] est l’élément physique sur laquelle « sont fixées des informations pour constituer et conserver un document. ». Dans le domaine du numérique, l'association entre le support et l'information qu'il contient perd son sens. Le document pourra au cours du temps être stocké sur des supports différents sans pour autant que cela ne change sa nature.