5.2. Le principe de respect des fonds
Le principe du respect des fonds prévoit que le « document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine » (PIAF, Glossaire). Ainsi, le principe, tel que défini, possède deux niveaux d’application :
Niveau 1 : ne jamais mélanger des archives de différentes provenances
Niveau 2 : respecter l’ordre initial des documents
Attention :
Cependant, l’application du premier niveau peut s’avérer difficile lorsque des documents ont plusieurs créateurs et sont le fruit de collaborations.
Quant au second niveau, celui-ci peut poser des difficultés d’application puisque les documents numériques ne sont pas nécessairement organisés et peuvent être enregistrés sans avoir un ordre précis. Ainsi, il peut être difficile, voire impossible de respecter l’ordre originel des documents.
L’archiviste doit donc porter une attention particulière lors du respect de ce principe et s’interroger sur son application dans son organisme (voir Nahuet, 2009-2010).