5.3. Le cycle de vie
Le cycle de vie, principalement la théorie des trois âges, peut poser, selon les milieux, des difficultés d’application. Selon cette théorie, le cycle de vie est divisé en trois phases : (1) active ou courante ; (2) semi-active ou intermédiaire et (3) inactive ou définitive. À chacune de ces phases, la valeur des documents varie et des actions sont prises pour les éliminer ou les préserver. Les outils de gestion des documents, notamment le calendrier de conservation (échéancier, référentiel ou tableau de gestion), sont souvent organisés selon ce découpage en trois phases.
Le stade intermédiaire ou semi-actif, pour la gestion des documents numériques, est remis en question dans plusieurs organismes. En effet, il arrive qu’aucune action ne soit prise, au niveau du semi-actif, pour transférer ou éliminer les documents numériques. Rappelons qu’au niveau du stade semi-actif, la valeur primaire des documents, bien qu’elle diminue, se poursuit. En effet, plusieurs documents ont encore une valeur administrative, légale ou financière qui justifie leur conservation. De plus, les documents numériques n’occupent pas une place physique comme les documents analogiques. Ainsi, les documents numériques sont souvent conservés dans leurs espaces de stockage jusqu’à ce qu’ils soient détruits ou transférés aux archives historiques.
Le fait de ne pas intervenir, dans la gestion de documents numériques, au stade semi-actif, nécessite que l’archiviste intervienne en amont, dès la création des documents voire avant la création de ceux-ci, pour mettre en place des mesures qui permettront de maintenir leur accessibilité et intégrité durant tout le cycle de vie.