1.2.1. Les grandes catégories de documents numériques
Il existe trois grandes catégories de documents numériques : les documents structurés[1], les documents non structurés[2], les documents composites[3].
1.2.1.1. Les documents structurés
Définition :
« Information consignée pouvant être stockée dans une base de données ou dans les langages de balisage et ayant une architecture interne cohérente et prédéfinie » (Office québécois de la langue française).
Les informations structurées sont disposées de façon à être traitées automatiquement et efficacement par un logiciel, telle une base de données.
1.2.1.2. Les documents non structurés
Définition :
« Information consignée n'ayant aucune forme fixe et prédéfinie et dont le contenu est variable » (Office québécois de la langue française).
Les informations non structurées représentent la majorité des documents produits dans un organisme, tels les documents textuels créés avec Word.
1.2.1.3. Les documents composites
Définition :
« Document contenant des données de nature différente (...) qui ont été créées par plusieurs applications et qui peuvent être soit incorporées dans le document, soit liées au document en question, auquel cas elles sont mises à jour automatiquement à l'intérieur du document, en même temps qu'elles le sont dans le document source » (Office québécois de la langue française, 1999).
Un document composite peut notamment inclure du son, des images ou du film, tel un site Web.
Attention :
Ainsi, plus un document est complexe, plus il risque d’être difficile à gérer et à conserver. L’archiviste doit donc bien connaître le type de document produit afin de bien planifier la stratégie de gestion et de conservation à mettre en œuvre.