Module 7B - section 2 : La création et l'identification de documents numériques

Pour le nommage des documents numériques, plusieurs règles et contraintes techniques doivent être respectées. Cette section présentera ces diverses règles et contraintes. Elle sert de base à une réflexion sur le nommage des fichiers et dossiers. Les considérations qui y sont énoncées ne se veulent pas exhaustives. Il est important pour l’archiviste d’évaluer les règles de nommage requises selon les besoins de son organisation, les plateformes existantes et les métadonnées déjà colligées.

·       Composantes. L’ordre des éléments du nom du document numérique est très important pour le classement. La structure d’un nom de fichier comprend deux éléments, le radical [radical] qui est l’élément de base du nom, significatif du contenu du fichier et l’extension [extension] qui indique le format du fichier. Le radical d’un nom de document numérique peut avoir différentes composantes. Il est habituellement recommandé de placer « le sujet principal du document au début du nom du fichier, suivi des noms communs significatifs afin de qualifier le fichier, puis de préciser le type de document le cas échéant (par exemple : compte rendu, contrat) » (Fournier et Ménard, 2015). Ainsi, le nom de fichier va habituellement du général au particulier.

Le nom du document numérique doit être unique et significatif. Il doit normalement contenir le sujet, le type de document, la date, la version et l’extension. Évidemment, l’ordre de ces composantes peut varier selon la nature des documents numériques et les besoins de l’organisme. Il est recommandé de ne pas utiliser les mots vides tels que « le », « la », « les », « un », « une », « et », « ou » puisque ces mots allongeront indûment le nom de fichier et n’améliorent pas le repérage de ceux-ci. Le nom du document doit permettre de connaitre son contenu sans nécessairement l’ouvrir.

·       Longueur : Des noms significatifs et courts sont à privilégier. En effet, la longueur du nommage de fichier doit être limité. Les systèmes d’exploitation peuvent avoir différentes contraintes dont le nombre de caractères. En règle générale, le chemin d’accès d’un document numérique ne devrait pas dépasser les limites de l’écran.

·       Abréviations, sigles ou acronymes : Afin de raccourcir la longueur des noms de fichiers, il est possible d’utiliser des acronymes ou des abréviations. Cependant, la possibilité de représenter un sujet par sa forme abrégée versus sa forme longue ajoute à l’imprévisibilité puisqu’ils doivent être connus et compris par tous. Ainsi, si des abréviations sont utilisées, il est important de les consigner dans un document afin de les contrôler. Il faut se rappeler qu’une série d’abréviations peut rapidement devenir difficile à comprendre. Ainsi, les abréviations sont à utiliser avec parcimonie.

·       Le format de la date : Le format de la date est d’une grande importance. Bien que le concept rattaché à une date soit univoque, sa représentation peut prendre plusieurs formes. À titre d’exemple : 15 septembre 2022, 15-09-2022, 15-09-22, 2022-09-15 et 20220915 sont toutes des représentations différentes d’un même concept. Ainsi, il est important de privilégier un format de date précis et de s’appuyer sur les normes existantes afin de respecter les contraintes techniques des systèmes d’exploitation.

·       Versionnage : Le versionnage consiste à conserver les versions antérieures d'un document numérique de façon à pouvoir les retrouver facilement après l'apparition d’une nouvelle version. Or, certains documents peuvent porter le même nom, il est donc nécessaire de différencier les différentes versions par l’inscription d’une indication discriminante au niveau du nom du fichier.

·       Espace et caractères spéciaux : Afin de faciliter l’interprétation du nom d’un fichier par les systèmes d’exploitation, le point (« . ») ne doit pas être utilisé pour remplacer un espace. Le point doit uniquement se trouver avant l’extension. Pour remplacer un espace ou pour séparer les éléments du nom de document numérique, le tiret bas (underscore _ ), le tiret ou le trait d’union ou une majuscule peuvent être utilisés. Par ailleurs, certains caractères spéciaux ne peuvent pas être utilisés dans les noms de fichiers, soit les caractères accentués et la cédille, les espaces entre les mots et les caractères réservés de l’environnement Windows (%, $, !, *, /, etc.).

Plusieurs organismes mettent en place une stratégie de nommage lorsque les dossiers et documents sont conservés dans des espaces réseau. La Figure 2 montre les règles de nommage transmis aux usagers d’un organisme et la Figure 3 montre un ordre suggéré dans la nomenclature des dossiers et des documents devant être conservés dans un espace réseau.

Figure 2. Règles de nommage contenus dans une politique de nommage des dossiers et des documents numériques.

Figure 3. Ordre suggéré pour la nomenclature d’un nom de dossier ou de document numérique

La mise en place de bonnes pratiques de nommage des documents numériques requiert une bonne connaissance de l’organisation et des usagers de façon à définir des règles communes adaptées à la culture de l’organisme. De plus, ces règles doivent être diffusées et les usagers formés afin qu’elles soient appliquées, utiles et efficaces. Elles doivent rester simples pour pouvoir être adoptées. Différents centres et services d'archives rendent disponibles des fiches pratiques pour faciliter la mise en application des règles de nommage, tels les Archives départementales de la Haute-Loire (France) dont la fiche pratique peut être consultée en suivant ce lien : https://www.archives43.fr/vos-archives/archives-publiques/classer-vos-documents-electroniques