Module 7B - section 3 : La description et l'indexation des documents numériques

Depuis quelques années, nous assistons, en archivistique, à une participation accrue des usagers dans l’indexation de documents numériques. En complément de la description effectuée par l’archiviste, les usagers peuvent contribuer à la description par l’ajout de mots-clés. Ainsi, l’indexation collaborative s’effectue sur des petits ensembles de documents et à des niveaux plus fins. 

La participation des usagers à la description peut contribuer à bonifier les outils de gestion documentaire ou les thésaurus déjà en place dans l’organisme. Les termes ajoutés par les usagers peuvent être validés par l’archiviste qui pourra confirmer leur pertinence. Par exemple, pour une photographie, l’archiviste peut la décrire en utilisant les normes applicables dans son organisme et l’usager peut y ajouter des mots-clés qui lui semblent pertinents. Il est possible de consulter le site Co-lab de Bibliothèque et Archives Canada pour participer à une indexation collaborative entre institution et usagers (https://colab.bac-lac.gc.ca/fra). Ainsi, une telle démarche de collaboration peut non seulement améliorer le repérage, mais également favoriser la réutilisation qui, à terme, peut permettre de développer de nouveaux outils de repérage telle la folksonomie, qui sera abordée dans la section suivante. L’indexation collaborative est, pour les usagers, facile puisqu’ils peuvent indiquer les termes qui leur semblent pertinents pour décrire les documents.