1.1. Composantes des systèmes d'information

Tout d’abord, il importe de définir certains concepts. Un logiciel[1]​ est un « ensemble des programmes constituant une unité destinée à effectuer un traitement particulier sur un ordinateur » (Office québécois de la langue française [Canada], 2020). Nous pouvons identifier diverses catégories de logiciels, notamment :

  • Les logiciels système[2] qui interagissent avec l’ordinateur, tels le système d’exploitation, les périphériques (ex. : écran, imprimante, etc.).

  • Les logiciels de programmation[3] qui « fournissent des outils d'aide à la programmation, comme les compilateurs, les interpréteurs ou les débogueurs » (EBSI, 2018).

  • Les logiciels d’application[4] qui permettent d’effectuer des tâches précises. Ce sont les logiciels avec lesquels les usagers interagissent. Il y a une grande diversité de logiciels d’application tels le traitement de texte, la messagerie, les tableurs, les navigateurs Web, etc. Il peut y avoir des logiciels d’application individuels, tels des jeux vidéo ou des logiciels d’application d’entreprise dont les logiciels dédiés à la gestion du contenu.

 

Lorsque l’archiviste s’intéresse aux technologies pour la gestion et la préservation des documents numériques, il doit considérer le système informatique dans son ensemble ainsi que ses diverses composantes, telles que les ordinateurs reliés en réseau de même que les différents logiciels. Le système informatique comprend également le système d’information de l’organisme. Le système d’information est composé de « tous les éléments qui contribuent au traitement et à la circulation de l'information dans l'entreprise (base de données, logiciels d'application, procédures, documentation, etc.), y compris le système informatique proprement dit (unité centrale de traitement, périphériques, système d'exploitation, etc.) » (Office québécois de la langue française, 1998).​

Attention

Afin de proposer des solutions pertinentes pour gérer et préserver les documents numériques, l’archiviste doit connaître non seulement la terminologie, mais également les types de logiciels et leurs distinctions selon les licences d’utilisation.

 

En effet, dans un organisme, certains logiciels d’application sont installés sur des serveurs et ainsi accessibles à l’ensemble du personnel. Il s’agit notamment de logiciels collecticiels[5] (groupware) qui permettent à des usagers connectés à un réseau de travailler en collaboration sur un même projet. Nous trouvons aussi des progiciels de gestion intégrée[6] qui permettent la gestion des ressources de l’entreprise comme la gestion des ressources humaines ou la gestion des ressources financières, ou des progiciels de gestion intégrée des documents visant à permettre la gestion des documents numériques et analogiques dans l’organisme. Il peut également y avoir des logiciels de gestion de contenu[7] (Entreprise Content Management) qui permettent de gérer l'ensemble des contenus d’un organisme en une structure unifiée. Elle englobe habituellement la gestion de documents, de contenus multimédias et des flux d'entreprise.