3.2. Mobilité
Avec l’usage grandissant des téléphones cellulaires, des ordinateurs portables et des tablettes, de plus en plus de personnes apportent des appareils personnels sur leur lieu de travail. Le fait d’apporter son propre appareil (BYOD « Bring your own device ») suppose d’être autorisé à utiliser son appareil personnel dans un contexte professionnel au lieu d’un appareil fourni par l’organisme, afin d’accéder aux documents numériques et à certaines applications de l’organisme.
Le fait d’utiliser son appareil personnel peut faciliter le travail à distance et permettre aux personnes d’avoir accès aux documents numériques requis dans l’exercice de leurs activités. Cependant, il faut s’assurer d’une prise en charge des documents numériques qui sont créés ou conservés sur ces appareils, s’assurer de la sécurité et protection des informations ainsi que respecter les obligations légales applicables aux documents.
Attention :
Il revient à l’archiviste d’auditer les besoins afin de bien identifier les documents qui sont créés ou sauvegardés sur ces appareils. La démarche doit intégrer les systèmes accessibles en infonuagique afin de voir si les appareils servent uniquement à accéder à des documents se trouvant dans les systèmes organisationnels. L’archiviste doit aussi procéder à une analyse des risques ainsi qu’à l’évaluation des mesures de sécurité et des droits d’accès.
Conseil :
Au terme de l’analyse, une politique encadrant l’utilisation des appareils personnels dans un contexte professionnel pourrait être rédigée de façon à identifier, avec les gestionnaires responsables, les usages autorisés.