2.1 Définition et enjeux
Définition : Site Web
Un site Web[1] est « constitué d’un ensemble de pages Web interreliées sous la responsabilité d’une même entité, offrant des informations ou des services » (Chebbi, 2012, p. 28). Il est donc composé d’un ensemble de ressources numériques mises à la disposition de divers publics. Il possède un nom de domaine, appartenant normalement à un seul organisme ou à un groupe défini d’organismes. Il possède un identifiant de ressource uniforme (URL) comme emplacement virtuel. Il permet l’accès à un ensemble de ressources numériques interconnectées que les usagers peuvent parcourir à l'aide de navigateurs.
Rappel :
Le site Web peut inclure un intranet pour partager des documents au sein de l'organisation ou un extranet sécurisé accessible à un public spécifique.
Plus précisément, l’intranet[2] consiste en un « réseau informatique privé, à l'intérieur d'une organisation, qui utilise les protocoles de communication et les technologies du réseau Internet » (Office québécois de la langue française). L’extranet[3] est un « réseau informatique sécurisé, généralement constitué d’une partie de l’intranet d’une entreprise ou d’une organisation communiquant à travers le réseau Internet, qui est accessible à une clientèle externe ciblée devant utiliser un mot de passe » (Office québécois de la langue française).
Les types de contenus diffusés sur les sites Web ainsi que les fonctionnalités de ceux-ci ont considérablement évolué. Alors qu’à l’émergence de l’Internet, les sites Web offraient davantage une vitrine pour publiciser les activités, les produits et les services d’un organisme, ils sont maintenant interactifs et offrent notamment la possibilité de faire des transactions. Ainsi, de par leur nature, les sites Web ont modifié les contours du document numérique.
Trois caractéristiques des sites Web complexifient leur gestion
Chebbi (2012) identifie trois caractéristiques des sites Web qui complexifient leur gestion :
Connectivité entre plusieurs objets informationnels. Les différentes ressources qui composent le site Web sont interreliées et interconnectées. Par conséquent, lors de la gestion d’un site Web, il importe de préserver cette interconnexion.
Abolition des notions de temps et d’espace (ou de frontière). De par les hyperliens, il peut être difficile de discerner où débute et où se termine le site Web organisationnel puisqu’il peut pointer vers des ressources internes ou externes.
Interactivité. Les sites Web sont des documents dynamiques : les contenus changent rapidement, ils peuvent être alimentés par différentes plateformes et l’usager peut contribuer par l’ajout d’informations ou de requêtes. Ils peuvent être paramétrés suivant des profils d'utilisateurs.
Attention :
Les sites Web peuvent contenir des documents numériques uniques qui n’existent qu’à cet endroit. L’archiviste doit également garder à l’esprit que les sites Web sont également assujettis au cadre légal et réglementaire de l’organisme.
Par conséquent, une gestion adéquate des sites Web organisationnels doit être réalisée. Cette gestion peut s’effectuer par la mise en œuvre d’une politique de gestion des sites Web et par la préservation de ceux-ci.