2.2 Politique de gestion des sites Web organisationnels
Tout comme pour le courrier électronique, la politique de gestion des sites Web vise à informer le personnel de l’organisme des pratiques de gestion attendues et à coordonner les actions entre les différents acteurs impliqués.
La politique de gestion des sites Web organisationnels aborde notamment les informations suivantes (Chebbi, 2012) :
But : Cette composante vise à identifier le but de la politique. Elle permet notamment de rappeler l’importance des sites Web dans la conduite des activités de l’organisme.
Objectifs. Précise les résultats attendus de la politique. Les objectifs doivent être cohérents au regard des activités de gestion des documents numériques en place dans l’organisme.
Champs d’application : Identifie le ou les systèmes soumis à la politique (site Web, intranet, extranet) et /ou les documents visés.
Contexte juridique : Identifie les lois et règlements qui encadrent les pratiques de gestion des documents numériques.
Principes généraux. Identifie « les règles générales de gestion documentaire inspirées des principes fondamentaux de l’archivistique » (Chebbi, 2012, p. 212). Ces principes orientent les actions à entreprendre en matière de gestion de sites Web.
Les rôles et les responsabilités. Précise les responsabilités de chaque intervenant impliqué dans la maintenance et la gestion du site Web ainsi que dans la création de contenu.
Modalités de gestion. Identifie les mesures devant être mises en place pour assurer la gestion et la préservation des sites Web durant tout leur cycle de vie, notamment l’identification de délais de conservation pour les documents diffusés sur le site Web.
Ainsi, la politique de gestion des sites Web organisationnels permet d’informer les usagers et les acteurs impliqués des différentes composantes de gestion ainsi que des pratiques attendues. La politique doit être cohérente au regard des activités de gestion des documents numériques.