2.3. Une approche par processus [Module 7C-Section 0 :Introduction à la préservation numérique]

2.3. Une approche par processus

Dans le modèle de référence OAIS, la préservation numérique à proprement parler intervient dans tous les processus, mais principalement dans ceux de planification de la pérennisation, de stockage et d’administration. Ce sont ces trois processus qui sont au cœur de la préservation numérique.

Néanmoins, des actions concourant à la préservation numérique ou incluant des actions de préservation numérique peuvent intervenir dans les autres processus, à savoir les entrées, l’accès et la gestion des données. Simplement, ces processus font intervenir d’autres actions qui ne relèvent pas de la préservation et qui sont valables quel que soit le support des informations.

Exemple :

Le processus des entrées fait appel aux questions d’évaluation^[1], de sélection, de tri^[2], applicables à toutes les informations. Que ces documents d’archives soient sur support physique, analogique ou numérique, l’évaluation est la même et doit d’abord prendre en compte leur valeur probante^[3], leur valeur informationnelle et leur valeur patrimoniale^[4] ou de recherche. Les spécificités techniques des documents d’archives sur support numérique doivent cependant être prises en compte dans ces actions, même si elles n’en constituent pas le cœur.

Fig.2 : Fonctions de l’Entité « Entrées » (source : Modèle de référence pour un Système ouvert d’archivage d’information (OAIS), livre magenta, pratique recommandée par le comité consultatif pour les systèmes de données spatiales, 2e édition, 2017, page 4-6, https://public.ccsds.org/Pubs/650x0m2%28F%29.pdf)

Notes

Evaluation
Procédure préalable à l'élaboration d'un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.
Tri
Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.).
Valeur probante
Valeur liée à une information ou un document prouvant une opération dont il peut être démontré qu’elle a été créée dans le cadre normal de la conduite de l’activité de l’organisme et qu’elle est intacte et complète. Pour revêtir cette valeur probante, les documents doivent rassembler les caractéristiques suivantes : authenticité, fiabilité et intégrité (définition adaptée d’ISO 30300:2011).
Valeur patrimoniale
Valeur d’un document au regard d’une part, de de sa présentation matérielle, de sa forme et/ou de son contenu et, d’autre part, de la mémoire d’un pays, qui détermine sa conservation définitive (Archives de France, Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002).