1.1.3. Le document d’archives sur support numérique peut prendre la forme d’un agrégat

Dans l’environnement physique, les données constituant un document sont réunies sur un même support : une feuille, la page (ou double-page) d’un volume relié.

Dans l’univers numérique, ces données sont certes toutes sur un même support, numérique naturellement. Simplement, elles ne sont pas nécessairement toutes rassemblées au même endroit (ex. : dans le même fichier). On parle d'agrégat[1].

C’est d’ailleurs ce que l’article 4 de la loi québécoise concernant le cadre juridique des technologies de l'information affirme : « Un document technologique, dont l’information est fragmentée et répartie sur un ou plusieurs supports situés en un ou plusieurs emplacements, doit être considéré comme formant un tout, lorsque des éléments logiques structurants permettent d’en relier les fragments, directement ou par référence, et que ces éléments assurent à la fois l’intégrité de chacun des fragments d’information et l’intégrité de la reconstitution du document antérieur à la fragmentation et à la répartition. » (RLRQ c C-1.1, art 4, en ligne, disponible sur https://canlii.ca/t/19b8#art4 [consulté le 18 novembre 2024]).

Simulation

Prenons l’exemple d’un enregistrement (ex. l’inventaire d’un objet d’art dans un musée). Dans l’environnement physique, en France, le registre d’inventaire prenait en France la forme d’un volume relié dont chaque double-page était composée de 17 colonnes, chacune correspondant à un type d’information (ex. numéro d’inventaire, titre de l’œuvre, provenance, date d’acquisition, matériaux, etc.).

Dans l’environnement numérique, le registre d’inventaire est géré sous la forme d’une application métier appuyé sur un système de gestion de bases de données relationnelles. Les données sont enregistrées dans des tables reliées entre elles. Il pourra y avoir une table pour les provenances, une table pour les matériaux, etc. Et la table centrale où va être enregistré le nouvel objet acquis par le musée va pointer vers des données présentes dans ces différentes tables. L’enregistrement correspondant à l’objet acquis est donc constitué de données réparties dans différentes tables. C’est ce que la norme ICA-Req - Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique - appelle un agrégat de données (cf. schéma ci-dessous).

Fig. 2 : Représentation schématique d’un document d’archives sur support numérique comme agrégat de données (source : ICA, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique. Module 3. Recommandations et exigences fonctionnelles pour l’archivage des documents dans les applications métier, p. 15).

Dans bien des cas, dans l’environnement numérique, les documents d’archives prennent la forme d’agrégats logiques, même si toutes les données composant le document sont stockées sur le même support. L’objectif de l’archiviste, pour déterminer ce qui doit être intégré dans son système d’archivage, consiste à identifier ces agrégats (voir pour cela le module 5 et le module 6 du PIAF).