2.3.1. Rassembler les informations de représentation disponibles

Les informations de représentation nécessaires pour interpréter des documents d’archives sur support numérique peuvent être nombreuses. 

Dans la plupart des cas, ces informations sont les mêmes que celles qui sont nécessaires pour la conservation des documents d’archives sur support physique ou analogique :

  • métadonnées descriptives[1] : service producteur, service versant, intitulé du document, date du document, etc. ;

  • métadonnées de gestion [2]: durée d’utilité administrative, délai de communicabilité, niveau de protection du document au titre de la réglementation du secret, existence de droits d’auteur associés et titulaires de ceux-ci, etc.

Cependant, comme on l’a vu dans la section 1 de ce module., les documents d’archives sur support numérique sont sujets à des codages métier[3]. Faute d’information sur ceux-ci, les documents ne peuvent pas être interprétés. 

Fondamental

Il importe donc de vérifier si toutes les informations de représentation au sens du modèle de référence OAIS sont présentes et exhaustives, notamment :

  • la description du processus métier ;

  • les informations relatives à la structure du document d’archives ;

  • les informations relatives à la sémantique utilisée dans le document d’archives.

À défaut de ces informations ou dans le cas où il est impossible de les (re)constituer, c’est la conservation même du document d’archives qui devra être interrogée.