Glossaire
A-C
- AIP (Archival Information Package)
Dans le modèle conceptuel de référence OAIS, l’AIP (Archival Information Package) désigne le paquet d’information archivé. A partir du SIP, le paquet d’information est transformé dans une forme plus facile à préserver dans le temps.
- Authenticité
un document authentique est un document dont on peut prouver
a) qu'il est bien ce qu'il prétend être,
b) qu'il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l'avoir produit ou reçu, et
c) qu'il a été produit ou reçu au moment où il prétend l'avoir été.
(ISO 15489 « records management », 2016)
- Chaîne de numérisation
Une chaîne de numérisation doit être étalonnée (calibrée) et cet étalonnage doit être documenté. Se référer à la norme NF Z 42026.
- Conversion
Action de transférer des documents d'un support à un autre, ou d'un format à un autre. Elle peut faire perdre des caractères de mise en forme du document original.
- Cycle de vie
Étapes de l’existence d’un document de sa création à la mise en œuvre de son sort final.
D-L
- Données à caractère personnel
Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
- Elimination
Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n'est plus justifiée. C'est l'une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau de gestion.
- Empreinte
Empreinte (empreinte numérique ou condensat ou hash) : Résultat d'une fonction de hachage appliquée sur une chaîne de caractères de longueur quelconque visant à réduire celle-ci en une donnée de longueur fixe représentative de cette chaîne de caractères. L'empreinte est l'un des éléments permettant de vérifier l'intégrité d'un document, d'un flux, d'un lot, d'une transmission,... (comparaison d'empreintes).
- Émulation (technique de l')
L'émulation est une technique consiste à recréer l’environnement de production des documents d’archives sur une plateforme matérielle et logicielle d’aujourd’hui, c’est-à-dire à simuler, sur un ordinateur actuel, le fonctionnement d’un ordinateur ancien, avec son système d’exploitation et les logiciels de l’époque.
- Intégrité
L'intégrité d'un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état, (ISO 15489 « records management »). Le document n'a subi aucune modification non tracée.
M
- Métadonnées
Données décrivant le « contexte, le contenu et la structure ainsi que leur gestion dans le temps » (ISO15489, 2016). On les utilise notamment pour définir les « spécifications techniques, l'organisation intellectuelle, les conditions d'utilisation, la préservation, l'échange entre systèmes et l'administration des données » (Turner, s.d. cité dans EBSI, 2018).
- Migration
Action de transférer des documents d'un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité
- Modèle relationnel de données
Le modèle relationnel de données modélise les relations existantes entre plusieurs informations et les ordonne entre elles. Il représente une base de données comme un ensemble de relations.
- Moissonnage
Extraction automatique de données à partir d'un ou de plusieurs sites Web dans le but d'utiliser celles-ci, après traitement, dans un autre contexte » (Office québécois de la langue française, 2018).
N-R
- Numérisation
Procédé électronique de reproduction d'un document d'archives sous forme de document électronique.
- Producteur d'archives
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de son activité.
- Règle de nommage
Ce sont des conventions ou des pratiques conseillées en matière de nommage des fichiers et dossiers numériques. Elles permettent d’harmoniser les pratiques et facilitent le partage, la diffusion et la recherche de documents au sein du système d’information
- Réversibilité (d'un fichier)
La réversibilité est la faculté pour le client utilisateur du système d’information de récupérer ses données lors de la cessation du contrat ou du service.
S-Z
- Service d'archives
Les services d’archives sont les administrations ou institutions (publiques ou privées) qui gèrent les documents d’archives et/ou qui en sont responsables (PIAF/CAYA/Module 1)
- SIP (Submission Information Packages)
Dans le modèle conceptuel de référence OAIS, le SIP [submission information package] désigne le paquet d’information à verser, autrement dit l’ensemble des données et documents composant un versement accompagnés de leur bordereau de versement.
Dans le contexte des archives publiques françaises, le SIP se compose le plus souvent d’un bordereau de versement (manifest) exprimé en xml et conforme au SEDA et des objets-données réunis dans un dossier Content.
Source : définition proposée par mintika.https://hub.mintika.fr/glossary/sip-submission-information-package/ Consulté le 19.11.2024
- Sort final
Destination concrète des documents correspondant à la mise en oeuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu'elles sont explicitées dans la charte d'archivage ou un autre outil de référence.
- standard PREMIS
Le standard PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies) est un standard de métadonnées développé pour la préservation numérique par une équipe internationale sous l’égide d’Online Computer Library Center (OCLC) et du Research Libraries Group (RLG ). Ce standard est devenu un standard de fait, largement utilisé par les institutions assurant des missions de préservation numérique (PIAF/Vasseur.Module 7C).
- Système ouvert d'archivage d'information (Open Archival Information System - OAIS)
Modèle conceptuel de référence destiné à la gestion, à l’archivage et à la préservation à long terme de documents et données. Le modèle OAIS [Open Archival Information System] décrit les fonctions, les responsabilités et l’organisation d’un système qui voudrait préserver de l’information, en particulier des données numériques, sur le long terme, pour en garantir l’accès à une communauté d’utilisateurs identifiés.
Source : définition adaptée par mintika de la page OAIS de Wikipedia.https://hub.mintika.fr/glossary/oais-open-archival-information-system/ Consulté le 19.11.2024
- Transfert
Transmission de paquets d’information à verser ou SIP par un service versant à un service d’archives en vue de lui confier la responsabilité de la conservation (d’après ISO 20614:2017)
- Validation de format de fichier
La validation de format cherche à vérifier si un fichier numérique est conforme aux spécifications connues du format, d’un point de vue syntaxique - le fichier est bien formé - comme sémantique - le fichier est valide.