Introduction
La réception, la prise en charge, le stockage, la conservation et l’accès aux documents d’archives sur support numérique nécessitent, pour un service d’archives, la mise en œuvre et la maîtrise d’un système d’archivage adapté.
Définition : Système d'archivage
Par système d’archivage, on entend ici tout l’environnement organisationnel, humain, matériel et logiciel – donc une combinaison de personnes, de processus et de technologies qui fournit les moyens de recevoir, prendre en charge, stocker, conserver et donner accès aux documents d’archives sur support numérique – permettant de mettre en œuvre des procédures d’archivage adaptées aux documents d’archives sur support numérique.
Attention :
La question sémantique prend ici une certaine importance. Longtemps, dans le monde francophone, on a utilisé l’expression système d’archivage électronique (SAE)[1].Cette expression traduit deux concepts anglo-saxons :
les electronic records management systems, à savoir les systèmes d’archivage électronique adaptés à la prise en charge et à la conservation de ce que les Anglo-saxons désignent sous le terme de records jusqu'à la mise en oeuvre du sort final.[2] Le maintien du caractère digne de confiance et de la valeur probante des documents d’archives (c’est-à-dire leur capacité à servir de preuve en cas de contentieux), ainsi que la gestion du cycle de vie de ceux-ci jusqu’à leur sort final, constituent les finalités principales de ce type de système ;
les digital repositories, à savoir des systèmes d’archivage adaptés à la prise en charge, à la conservation et à la préservation sur le long terme des documents d’archives sur support numérique. Ces systèmes ont davantage pour finalité l’accès à long terme aux documents d’archives sans nécessairement s’assurer du maintien de la valeur probante et de la mise en œuvre d’un sort final, et prennent en charge les opérations de préservation (ex. caractérisation, migration de format).
Nous utiliserons de préférence l’expression système d’archivage adapté aux documents d’archives sur support numérique dans la mesure où :
les services d’archives doivent gérer un système d’archivage global, capable de prendre en charge et de conserver des documents d’archives sur supports physiques, analogiques et numériques ;
ce système d’archivage peut avoir pour finalité la conservation de records ou d’archives au sens anglo-saxon des termes ;
certaines fonctionnalités sont communes à tous les documents, quel que soit leur support, tandis que d’autres sont spécifiques aux documents d’archives sur support numérique.
Le présent chapitre a pour objectifs de donner un aperçu des fonctionnalités qui doivent être celles d’un système d’archivage adapté aux documents d’archives sur support numérique, de présenter les standards d’échange qui ont été élaborés pour automatiser les échanges avec ces systèmes d’archivage ainsi que les outils logiciels qui ont été conçus et développés pour aider les services d’archives à conserver les documents d’archives sur support numérique et, enfin, d’exposer l’audit et la certification de ces systèmes.