Module 7C - Section 4 : Mettre en place, administrer et auditer un système d’archivage pour les documents d’archives sur support numérique

Au terme de ce chapitre, il est important d’insister sur le fait que la mise en place d’un système d’archivage adapté à la prise en charge et à la conservation d’archives sur support numérique est une chose, mais qu’administrer ce système au quotidien en est une autre.

Tout service d’archives qui veut faire vivre sur le long terme un système d’archivage adapté aux documents d’archives sur support numérique doit impérativement prendre en compte les points suivants :

• mettre en place et installer un système d’archivage mobilisent des ressources et compétences variées qu’il s’agit de préserver. Trop souvent, les personnes qui mettent en œuvre le système acquièrent, pendant la phase de mise en œuvre, des connaissances et des compétences qu’ils emportent avec eux à la fin du projet. Capitaliser les connaissances et compétences acquises et les transmettre aux personnes chargées d’administrer le système au quotidien est essentiel, que ce soit lors de la mise en œuvre du système ou au fil de l’arrivée des nouveaux utilisateurs ;

• disposer d’une bonne documentation du système à sa mise en production est essentiel, mais cette documentation doit aussi être mise à jour au fur et à mesure des évolutions opérées. Trop souvent, seule la documentation initiale est conservée, et il est difficile, plusieurs années après, de comprendre le fonctionnement du système avec une documentation obsolète ;

• définir les rôles et responsabilités dans l’administration et l’utilisation au quotidien du système est indispensable. L’administration du système lui-même (octroi et retrait des droits de lecture, d’écriture, de modification ou de suppression sur tout ou partie des documents, mise à jour des données de référence, etc.) est trop souvent négligée ;

• définir les modalités d’identification et de résolution des incidents susceptibles de survenir lors de la mise en œuvre du système, qu’ils résultent de dysfonctionnements humains, matériels ou logiciels ;

• tout système d’archivage repose sur l’utilisation de référentiels (ex. registre des formats PRONOM) qui évoluent dans le temps. Il convient de veiller à la mise à jour de ces référentiels, voire de rejouer certaines opérations s’appuyant sur ceux-ci, dans la mesure où les résultats qu’ils fournissent peuvent avoir été affinés suite à leur mise à jour (ex. identification d’un format auparavant non permise d’après le registre) ;

• un système d’archivage est un système complexe, même s’il est manuel, et, comme tout système, il est soumis à une obsolescence partielle ou totale. Matériels et logiciels doivent faire l’objet d’une veille permanente sur leur évolution, d’une maintenance et d’une amélioration continue régulières, voire d’un remplacement total ou partiel régulier ;

• dans la mesure où les modalités de création des documents d’archives sur support numérique et les attentes des utilisateurs évoluent régulièrement, il est évident que tous les besoins n’auront pas été couverts au moment de la conception et de la mise en production du système. Il faut conserver une marge de manœuvre suffisante pour prendre en compte de nouveaux besoins, ce qui implique de disposer des ressources suffisantes pour réaliser, tester et mettre en production ces évolutions ;

• les menaces en matière de sécurité évoluent elles aussi très rapidement. Il importe donc de procéder régulièrement à des exercices et à des audits de sécurité, pour garantir qu’un niveau d’alerte suffisant est maintenu chez tous les acteurs intervenant dans l’utilisation ou l’administration du système ;

• dans la mesure où le système s’appuie sur des fournisseurs externes (par exemple en matière d’hébergement), il convient de vérifier régulièrement la capacité du service à se substituer à eux ou à transférer le service à d’autres fournisseurs, par exemple au terme de la durée d’un contrat ;

• dans le cas où le système d’archivage est mis à la disposition d’un nombre croissant de clients, il convient de vérifier que la venue de tout nouveau client ne vienne pas perturber le fonctionnement du service offert aux précédents clients (dégradation des opérations, trop grande affectation de ressources au bénéfice de ce nouveau client au détriment des ressources prévues pour les anciens clients) ;

• enfin, assurer la gestion au quotidien d’un système d’archivage adapté aux documents d’archives sur support numérique nécessite un financement adapté et pérenne. Les coûts d'exploitation d'un système sur un temps long et/ou la mise en place de nouveaux projets d'archivage portant sur des types de documents nouveaux, sont trop souvent minimisés.