4.4. Méthodologie pour la mise en place d'une opération d'audit et de certification

Les questions à se poser

Avant d’entamer une opération d’audit et de certification d’un système d’archivage adapté à la prise en charge et à la conservation de documents d’archives sur support numérique, il convient de se poser un certain nombre de questions :

  • Quel est l’objectif poursuivi en lançant une opération d’audit et de certification ? S’agit-il d’obtenir une certification d’une autorité externe ? De disposer simplement d’un regard extérieur dans le cadre d’un processus d’amélioration continue ? Une opération d’audit et de certification peut se révéler longue et coûteuse en ressources tant humaines que financières ;

  • Quelles sont les ressources disponibles pour mettre en œuvre ce processus d’audit et de certification ? 

  • Quel type d’audit et de certification est le plus adapté aux objets numériques pris en charge par le système d’archivage ? Alors que le CoreTrustSeal est plus approprié aux entrepôts de données, l’ISO 16363 a un périmètre plus large. Une certification associée à la norme française NF Z42-013 convient de son côté mieux aux systèmes d’archivage d’archives à valeur probante, mais moins aux systèmes d’archivage de documents d’archives à valeur informationnelle ou à valeur patrimoniale ou de recherche ;

  • Quel cadre d’audit et de certification est le plus adapté au système d’archivage ? Un cadre national dans la mesure où le service d’archives qui l’administre a une portée nationale ? Un cadre international dans la mesure où le service prend en charge des documents d’archives produits dans plusieurs pays et soumis à différentes contraintes en matière juridique – ce qui est le cas d’entreprises multinationales ?

Se préparer en amont...

Il faut également se rappeler que tout processus d’audit et de certification constitue un projet dont on doit :

  • approuver le périmètre et les objectifs ;

  • définir le calendrier et les échéances ;

  • identifier les acteurs et parties prenantes, internes comme externes ;

  • définir les modalités d’organisation et de gouvernance ;

  • définir les modalités de communication en interne comme en externe ;

  • anticiper les phases de mise en œuvre des recommandations, y compris les aspects de conduite de changement induits par celles-ci.