2.1.3. Points d'attention
Il faut noter que :
le principal problème de la préservation des fichiers de traitement de texte est archivistique : identifier les fichiers à archiver et récupérer les éléments de contexte permettant de les rendre intelligibles. Il s’agit d’une question d’évaluation, de sélection et de tri qui doit être étudiée lors de la définition de la politique d’archivage ;
toute opération de migration d’un fichier dans un format d’une version plus récente ou d’impression au format PDF a un coût, nécessite des ressources et la mise en place d’un protocole de test et de validation des résultats obtenus. Par ailleurs, le processus de migration peut générer des erreurs multiples qui pourront être identifiées lors d’une opération de validation du format obtenu, mais qui ne sont pas nécessairement faciles à interpréter et à traiter ;
toute opération de migration implique de s’interroger sur la pertinence de conserver le fichier d’origine, que ce soit pour permettre des traitements futurs (ex. émulation), ou parce que c’est lui qui porte la valeur juridique ;
en cas de recours à une impression au format PDF, il est recommandé d’utiliser le module d’impression intégré au logiciel de traitement de texte ayant permis de créer le fichier. Cette opération permet d’embarquer plus facilement les contenus, notamment les caractères utilisant des polices de caractères spécifiques, dans le fichier PDF ;
les opérations d’identification et de validation de formats permettent de repérer d’éventuels problèmes dans les fichiers (malformations, blocage par un mot de passe, chiffrement) ;
ces fichiers peuvent contenir des formules de calcul mathématiques et des macros, c’est-à-dire des morceaux de code informatique qui exécutent des tâches répétitives, et qui ne sont pas nécessairement pris en charge par des versions plus récentes des logiciels avec lesquels ces fichiers ont été créés, ou par des logiciels de même nature, mais reposant sur un code informatique différent. Par ailleurs, les logiciels d’antivirus peuvent considérer ces codes embarqués malveillants et déclarer infectés les fichiers concernés.