6.5 - Les métadonnées orientées gestion des archives courantes et intermédiaires
La question des métadonnées est abordée dans les normes afférentes des archives courantes et intermédiaires (voir les définitions données dans la partie 4 sur les normes et standards).
Les métadonnées sont effet essentielles pour permettre une qualification certaine des «archives courantes et intermédiaires » et pouvoir ainsi prouver leur authenticité et intégrité.
C’est ainsi que dans cette famille de normes, on peut se reporter à la norme ISO 23081-1, Information and documentation, Record management processes, Metadata for records, part 1 : principles, Genève, 2006. Elle définit par exemple, outre les principales classes définies dans les parties précédentes, une catégorie supplémentaire de métadonnées dédiée au commerce électronique.
On peut également citer les métadonnées listées dans le modèle MoReq2
Bibliographie
MoReq2 specification – Model Requirements for the Management of Electronic Records, Update and Extension, 2008. Traduction française : Exigences-types pour la maîtrise de l'archivage électronique. Mise à jour et extension - 2008. Spécifications MoReq2 (chapitre 0, texte principal, annexes) : site de la direction des Archives de France, http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2094
On retrouve des jeux de métadonnées différents pour le plan de classement, les séries, dossiers, sous-dossiers, volumes et documents, les règles de conservation/destruction, les composants, les métadonnées témoins (après destruction), les types de documents archivés, les extraits, les acteurs, les entités/acteurs.
Les métadonnées incluent les données d’indexation et d’autres données indispensables à un archivage efficace, notamment les droits et restrictions d’accès. A noter que MoReq2 ne considère pas les données d’historique des événements comme des métadonnées à part entière.
La nature des métadonnées, leurs modalités de production et leurs caractéristiques sont détaillées dans l’annexe 9 : 157 métadonnées distinctes sont ainsi analysées.
Accès à la version française de Moreq2 : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/publications/manuels/#moreq2
