3.3. Le bordereau de versement établi par le service versant
Le bordereau de versement est l'outil de recherche primordial (lien avec module 3).
Il doit être rédigé en fonction des besoins de recherche du service producteur/versant.
Écueils à éviter :
avoir 150 bordereaux de versements se présentant sous la forme : "Dossiers du personnel parti, de A à Z" ;
avoir de véritables romans-feuilleton.
Exemple :
"Dupont Isidore, né à Valognes (Manche) le 17 mars 1893, titulaire du certificat d'études obtenu en 1905 à Cherbourg, entré dans l'administration comme garçon de bureau stagiaire, etc."
Quoique moins grave qu'un trop grand laconisme, ce type de bordereau fait perdre un temps précieux au service versant et peut les dissuader de verser à nouveau.
Attention :
Le bordereau de versement sera régulièrement perdu par le service versant. Tous les archivistes en ont retrouvé dans des versements ultérieurs... Il est donc recommandé d'en faire des copies à la demande ou de les mettre, par exemple, sur l'intranet pour qu'ils soient vite retrouvés.