5.1. La sortie des archives

Toute demande doit être enregistrée dans le registre général du courrier et/ou dans un registre spécial.

Puis suivent les opérations de :

  • vérification dans le dossier du service versant pour voir si le demandeur est autorisé à avoir communication des archives demandées ;

  • confection d’une fiche de déplacement, appelée aussi fantôme ;

  • enregistrement du prêt, avec une date de retour prévue :

  • établissement d'un reçu signé par l'emprunteur.

L’envoi des documents est un moment important qui présente des risques de perte ou de dégradation ; plusieurs possibilités se présentent (toujours contre reçu) :

  • si le demandeur est dans le même bâtiment, il est possible de lui demander de passer prendre les documents ;

  • envoi d’un coursier ;

  • courrier interne.

Attention

Le courrier postal est à proscrire en raison des risques de perte.

Toujours vérifier

  • que le document parviendra dans les bonnes mains sans traîner dans des lieux non sécurisés ;

  • qu'il a bien atteint son destinataire par :

    • accusé de réception,

    • appel téléphonique.