1. Introduction
Objet de la section
Cette section traitera la communication des archives
aux services versants,
aux autres personnes habilitées dans l’organisme.
Portée du cours
les archives publiques,
mais aussi privées.
Les administrations et organismes publics sont soumis à certaines règles (en particulier de continuité administrative) que nous aborderons ici.
Ceci dit, les entreprises et organismes privés ont intérêt à élaborer eux-aussi des règles pour la communication interne des documents.
Pour cette raison cette section peut aussi être utilisée par des archivistes œuvrant dans un cadre privé.
Notions abordées dans d'autres modules ou sections de ce module
le versement : bordereau de versement et autres instruments de suivi,
la communication des documents au sein même de l'administration publique
l’organisation matérielle de la communication : fantômes, outils de suivi.
Remarques : diversité des situations
La fréquence et les modalités de la communication aux services versants dépendent de chaque service d’archives :
de son histoire
de ses missions
de sa politique.
Exemple :
Un service d’archives médicales dans un hôpital
Il est intégré dans l’hôpital. Ce service reçoit les dossiers des patients à leur sortie de l’hôpital. Son activité principale consiste à communiquer les dossiers quand les patients reviennent. Les dossiers sont retournés au service d’archives complétés des nouveaux documents établis lors du séjour du patient. Souvent ce sont les archivistes qui complètent le dossier (résultats d’examen ou comptes rendus arrivés tardivement).
Exemple :
Un service d’archives de type patrimonial qui conserve principalement des archives de l’époque médiévale et moderne
Il est le plus souvent extérieur à l’administration dont dépend le service versant. Les relations avec les services versants ou leurs lointains héritiers sont rares et ne concernent pratiquement jamais le travail courant du service versant. Les dossiers empruntés ne sont surtout pas remis à jour.
Remarque : Notes !
Bien entendu il existe toute une gamme de situations entre ces deux exemples extrêmes.
Mais il n’y a pas de hiérarchie de valeur entre eux. Chacune des deux situations a ses avantages et ses contraintes mais tous œuvrent pour le bien de la communauté.
