1. Principes généraux
Du magasin d’archives où il est rangé, à la table du chercheur où il est consulté, puis en retour à son emplacement initial, le document d’archives effectue un circuit qui doit toujours répondre à des procédures précises encadrant l’ensemble du processus de communication qui peut ainsi se dérouler en toute sécurité.
Ces procédures s’appuient sur un certain nombre de principes qui peuvent être résumés ainsi :
une demande pour chaque document
Chaque document consulté doit faire l’objet, de la part du chercheur, d’une demande particulière; ainsi chaque document bénéficiera d’un suivi individualisé depuis la commande initiale jusqu’à la réintégration finale.
un demandeur, une identité
Lorsqu’un chercheur souhaite consulter un document d’archives, il doit avoir accompli des formalités d’inscription qui doivent permettre son identification précise ; il deviendra ainsi responsable du document consulté pendant la durée de la consultation.
un mouvement, une trace
Chaque mouvement imposé au document (transfert dans la salle de lecture, délivrance au chercheur, consultation, retour) doit faire l’objet d’une trace écrite ou informatisée ; cette "traçabilité" permettra de le localiser à tout moment et de rectifier les anomalies éventuelles qui auraient pu intervenir dans le déroulement du circuit.
des outils d'évaluation
Au final, le suivi des lecteurs et des consultations permet de disposer de statistiques et listes pour connaître le public et ses attentes et d’améliorer les réponses, que ce soit par une plus grande fluidité des communications ou un meilleur conseil.
