1.3. Le budget
Si le service dispose d'un budget, il est normal que l'artiste sollicité soit rémunéré : la matière première peut lui coûter cher (par exemple la chauffe d'un four pour un potier ou un verrier, des toiles et la peinture, des tirages photographiques etc.). Le montage financier est à décider et une lettre de commande est signée entre les deux partenaires (artiste et institution) pour engager la somme fixée sur la ligne budgétaire.
Si le service n'a pas ou peu de moyens, l'artiste peut réaliser une création moins importante ; en revanche, il saura apprécier de bénéficier d'un lieu d'exposition. Et pour sa réalisation, il est indispensable alors d'établir un partenariat avec une autre institution qui peut être intéressée à participer à cette opération et même en profiter en l'accueillant également dans sa structure, en y ajoutant même une plus-value : médiathèque avec par exemple un atelier écriture, une projection de film sur le sujet) ; une école des beaux-arts en menant un travail en parallèle avec les élèves ; le conservatoire proposant un concert sur le thème, un lycée professionnel qui pend en charge la réalisation de décors pour l'exposition, etc.