2.1. L'organisation du travail
Il s'agit de définir qui fait quoi dans le service. Ce n'est pas quelque chose de particulier à un service d'archives, bien sûr, et une bonne partie de ce qu'il faut mettre en œuvre procède du bon sens.
Qui fait quoi ?... Il est sain de définir des profils de poste : pour tel niveau de compétence, on définit quelles seront les tâches confiées à l'agent, avec qui il sera en relation dans le service, et à qui il devra en référer.
Par ailleurs, si vous êtes responsable du service, vous serez amené à "déléguer", c'est-à-dire à transmettre une partie de votre autorité à des agents de confiance, pour des tâches précises. Il vous faudra toujours vous assurer du retour d'information, du suivi de l'affaire et être disponible si un problème survient pour essayer de le régler avec l'agent en question. Délégation n'est pas synonyme de transfert d'autorité ou de responsabilité.
Vous aurez également intérêt à mettre noir sur blanc diverses procédures internes au service. Ce sera utile à tous, en particulier dans le cas d'un remplacement pour congé ou absence, d'une mutation ou de l'arrivée d'un nouvel agent dans le service. Il est nécessaire que chacun en pareil cas ait sous les yeux les procédures à suivre.
Exemple :
Quand un versement entre dans le service, la procédure doit décrire les étapes qu'il doit suivre depuis sa réception jusqu'au rangement définitif dans le magasin de conservation.
Elle doit également préciser tout le cheminement pour que rien ne soit oublié et indiquer en face de chaque étape les postes de travail responsables.
Procédure concernant la réception d'un versement
Tâche | Responsable | Date | Observations |
Réception physique et rangement dans la salle de réception des versements | Magasinier | X | |
Vérification du versement par rapport au bordereau envoyé précédemment | Agent qualifié | X + ? | Si tout va bien passer à l'étape suivante Sinon : voir avec le chef de service |
Transfert du versement en salle de tri et classement | Magasinier | X + ? | Une autre procédure sera mise en place à partir de là pour les éliminations et le classement |