Module 13, section 3 : Création et gestion d'un service d'archives : Quels sont vos outils ?

Nous avons pris un exemple, dans le plan pluriannuel, de classement en un an des fonds judiciaires avec trois personnes à plein temps. La répartition des tâches a été faite avec chaque personne et il est bon, sans attendre la fin de l'année, de suivre l'avancement des travaux.

Chaque trimestre, vous pouvez faire le point. Si vous constatez que du retard a été pris, il faut réfléchir aux raisons de ce retard : raisons conjoncturelles (absence d'un agent par exemple) ou raisons de fond (mauvaise estimation du temps qu'il fallait pour traiter cette partie). L'échéancier de réalisation des travaux peut être modifié en conséquence. Mais peut-être aussi constaterez-vous que cette partie était la plus complexe à classer, qu'il était donc normal qu'elle prenne plus de temps, et que ce qui reste à faire ne devrait plus poser les mêmes problèmes et donc avancer plus vite. Ainsi votre planification sera respectée.

Ce point régulier avec les agents chargés du traitement permet également de régler des problèmes soulevés au fur et à mesure de l'avancement du travail (s'ils n'ont pas eu l'occasion d'être réglés plus tôt). Il vaut mieux avoir à reprendre un peu le travail si on s'aperçoit qu'une mauvaise direction a été prise que d'être obligé de tout faire refaire à la fin, alors que votre collaborateur pensait avoir terminé et bien fait son travail. Les relations de travail ne pourront qu'en être améliorées.

Vous pouvez aussi demander aux agents un rapport d'activité mensuel ou trimestriel (le choix de la périodicité vous en incombe). C'est toujours utile d'avoir ce rapport par écrit : on peut y avoir recours ultérieurement.

Vous pouvez aussi tenir un tableau de bord concernant l'ensemble des traitements que vous programmez pour une année. Il pourra présenter, en parallèle, les traitements prévus et les traitement réellement effectués, au fur et à mesure de leur réalisation.