3.1.2. La valorisation programmée
Pour aller un peu plus loin, il est possible de réaliser (avec les moyens du bord ou, a fortiori, avec un budget prévu en conséquence) une valorisation programmée et évolutive qui permettra au service d'être présent dans toutes les sphères de votre structure.
Le dépliant ou la brochure interne classique donnent des informations pratiques sur le service, mais en même temps ils peuvent enrichir leur présentation des illustrations tirées des documents que vous conservez, ce qui ne peut qu'attirer favorablement l'attention des autres services.
L'intranet permet à la fois de mettre à disposition des services des formulaires de bordereaux d'élimination et de versement, des éléments d'information sur le service d'archives, mais aussi de créer éventuellement une base de données interrogeable (instruments de recherche, reproduction de certains documents...).
Les visites permettent de faire voir à des non-initiés (décideurs ou non) à quoi ressemble un service d'archives. Cela fait en général toucher du doigt quelle impeccable (et implacable) organisation doit être mise en œuvre pour assurer la performance de trouver au plus vite le dossier indispensable. Ces visites donnent aussi l'occasion de mieux expliquer en quoi consiste le travail des archivistes (pas seulement le rangement matériel et la communication) et pourquoi ceux-ci sont aussi exigeants dans la préparation des bordereaux de versement. Les visites peuvent enfin avoir des retombées positives (et, qui sait, faciliter l'obtention de nouveaux emplois...).
Exemple :
Vous faites visiter le service à des décideurs.
C'est un moment important pour vous car de cette visite et de votre capacité à convaincre dépendent sans doute les moyens qui vous seront accordés.
Soyez diplomates : il ne sert à rien de commencer par vous plaindre que vous n'avez aucun moyen. C'est sans doute la meilleure façon de les rebuter !
Au contraire, montrez ce que vous avez réussi à faire et surtout en quoi les classements ou autres traitements intervenus (la restauration par exemple) peuvent être utiles à vos employeurs : par l'image qu'ils pourront aider à donner, ou à confirmer, d'une structure qui a toujours été dynamique, qui a toujours su prendre les bonnes décisions au bon moment...
Montrez également que l'histoire de votre structure est une valeur ajoutée à sa valeur économique, sociale ou administrative, que les gens qui la font vivre sont porteurs d'une culture commune et d'un héritage historique passionnant.
N'hésitez pas à utiliser, si vous en avez, car c'est spectaculaire, des documents iconographiques (plans, photographies, croquis, gravures) : ce sont vos meilleurs atouts pour faire comprendre l'intérêt de la conservation des archives dans leur ensemble.
