1.1. Sensibiliser les producteurs
Vous devez établir avec les producteurs d'archives des relations qui permettront :
la compréhension par les producteurs eux-mêmes de l’intérêt pour eux d’une bonne gestion des archives :
gain de temps dans la recherche de l’information,
preuves juridiques ;
la mise en place d’un correspondant-archives qui sera le relais du service des archives auprès du service producteur ; ce correspondant devra savoir :
comment préparer les versements et, éventuellement, les éliminations,
rappeler à ses collègues qu’il est temps d’y penser avant d’être encombré et de faire courir aux dossiers le risque de destruction (c’est avec lui que vous pourrez établir la périodicité des versements),
qui prévenir en cas de problème de conservation (inondation, infestation par des insectes ou des rongeurs…) ;
la bonne connaissance pour vous du fonctionnement des services producteurs, des types de documents qu’ils produisent, qu’ils soient sous forme traditionnelle (papier) ou sous forme électronique ;
dans ce cas, il est bon de procéder au recensement des applications informatiques en cours ou ayant existé, et de traiter avec le service informatique pour mettre en place les outils nécessaires à la conservation à long terme (voir aussi: module 07 - Gestion et archivage des documents numériques) de ces documents.
