Module 13, section 2 : Création et gestion d'un service d'archives : la mise en oeuvre

La première étape est l'élaboration, en partenariat avec le service versant, d'un tableau de gestion ou échéancier de conservation ^[1] : il permettra d'envisager, type de document par type de document, la durée d'utilité administrative dans le service, puis le sort qui leur sera réservé : élimination ou conservation définitive.

Certains dossiers pourront être éliminés au bout de leur durée d’utilité administrative. L’élimination peut se faire directement dans le service producteur. Dans ce cas, vous devez élaborer un bordereau-type d’élimination qui permettra par la suite au chercheur de savoir quels dossiers ont été éliminés. Il faut que ce bordereau soit visé par le service d’archives avant la destruction physique des documents. Ce visa permet de vérifier que des dossiers importants pour la recherche historique ne sont pas éliminés. La lutte contre les éliminations sauvages doit être, pour vous, une des priorités. En complément, il faut signaler également, pour le cas où vous auriez déjà reçu des documents éliminables, que leur élimination réelle doit être soumise au visa du service versant.

Pour obtenir des versements corrects, vous devrez élaborer un bordereau-type de versement^[2] , accompagné d’une notice explicative. Elle permettra aux services de comprendre l’intérêt de bien organiser leur versement et l’ordre des dossiers, d'identifier les dossiers et de résoudre les abréviations et sigles usuels, de numéroter correctement les unités matérielles du versement (cartons, boîtes, registres…).

À la réception du versement, le bordereau permettra de contrôler la cohérence entre les unités matérielles et ce qui est porté sur le bordereau. Il conviendra peut-être d'y apporter quelques modifications ou précisions. C'est sur le bordereau que sera indiquée la cote attribuée au versement. Un exemplaire de ce bordereau sera alors retourné au service versant (l'indication de la cote lui servant pour toute demande ultérieure de communication de dossiers). Deux autres exemplaires pourront être rangés d'une part dans des dossiers organisés par service (permettant ainsi d'avoir une vision globale des versements effectués par chacun des services), d'autre part dans des dossiers organisés par ordre des versements (toujours utile pour des vérifications).

On retiendra donc le schéma d'un fonctionnement en trois temps :

1. le service d'archives envoie le bordereau-type de versement et la notice explicative au service producteur ;

2. le service producteur envoie au service d'archives les documents accompagnés du bordereau de versement ;

3. le service d'archives :

   • attribue une cote au versement,

   • accuse réception en retournant un exemplaire du bordereau coté au service versant,

   • archive le second exemplaire dans les dossiers organisés par service,

   • archive le troisième exemplaire dans les dossiers organisés par ordre de versement.

(Voir aussi le module 5 : Gestion des documents semi-actifs / Traitement des archives intermédiaires)