1.3. A ne pas perdre de vue dans tous les cas
Notre ambition n'est pas d'examiner tous les cas de figures pour lesquels un projet peut être présenté, mais de donner des éléments qui vous permettront de faire une présentation correcte, quels que soient son objectif, son contenu, le contexte de sa genèse et le partenaire choisi. D'ores et déjà, retenez un certain nombre de principes simples valables dans tous les cas :
Un projet doit être attractif dans ses principes, mais crédible dans ses ambitions. En d'autres termes, un peu de mesure ne peut nuire. Sachez envisager des étapes, être réaliste dans vos objectifs, et hiérarchiser les priorités. Par exemple, n'allez pas demander des crédits pour numériser vos fonds d'archives, si ceux-ci ne sont pas encore classés. Ne proposez pas d'informatiser la gestion des documents administratifs d'un service si le circuit des documents n'est pas identifié et maîtrisé. L'utilisation des nouvelles technologies viendra en son temps. Sachez progresser lentement, mais sûrement.
Soyez logique dans votre démarche. Cette recommandation est liée à la première : vous devez montrer que votre projet est une étape dans un développement réfléchi de vos activités : il s'insère dans une politique globale de l'État, de l'administration ou de l'entreprise, dans le plan de travail du service, etc. Il faut avoir la certitude que cela vient à point.
Soyez transparent mais de grâce, pas de tableau trop noir, pas de gémissements et de plaintes, même si vous paniquez parce que la situation est désastreuse (vous n'avez pas de bâtiment pour vos archives, les caves débordent, le personnel n'est pas formé, les producteurs font la sourde oreille, vous n'avez pas de budgets suffisants, etc.). Vous devez montrer que vous avez les idées claires et du sang froid. Dites bien ce qui ne va pas et pourquoi, sans exagérer : certes, la situation est difficile, mais grâce à la mise en œuvre de votre projet, on parviendra à un résultat. Le partenaire doit être convaincu qu'il s'engage dans une opération pour laquelle son aide sera efficace et structurante, et qu'il peut compter sur vous.
Un partenariat engage deux ou plusieurs parties. Chacune doit fournir sa part du travail, et chaque partie doit pouvoir en profiter, même lorsque vous vous adressez à un organisme subventionnaire. Cela aussi doit apparaître clairement dans le projet : il faut définir les responsabilités de chacun, et les bénéfices que chaque partie en tirera. Par exemple, même s'il s'agit d'une bourse pour aller étudier l'archivistique dans un autre pays, sachez que le pays qui financera vos études comptera sur vous, par la suite, comme "relais", une fois que vous aurez regagné votre pays.