3.2. C'est un service tout entier qui propose un projet

Présentez rapidement sa carte d'identité, de manière à bien le situer.

Vous pouvez, le cas échéant, faire un petit historique :

  • si le service est jeune (pas mal de services d'archives le sont, dans leur forme actuelle), rappelez, sans trop vous étendre cependant, les circonstances de sa création (cela peut parfois constituer une première accroche vers le projet : par exemple création du service dans le contexte d'une (ré)organisation administrative) ;

  • si le service existe depuis un certain temps, l'historique peut être une preuve d'enracinement, un gage de sérieux ; mais attention, à manier avec précaution ! Si le service a été géré de manière catastrophique depuis très longtemps, ce n'est pas très engageant : passez vite sur cette longue étape pour insister sur l'amorce d'une ère nouvelle…

Décrivez brièvement, mais clairement, les moyens : personnel, capacité de stockage, existence d'une salle de lecture, etc. C'est un premier état des lieux. Ne dissimulez pas les points faibles, mais n'oubliez pas la recommandation du § 1.3. ! Illustrez par des faits ou des chiffres, privilégiez les exemples concrets. Songez que vous aurez rarement des archivistes comme partenaires.

Le cas échéant, citez les réalisations majeures du service, même si cela n'a aucun rapport avec le projet.

Exemple

Vous pouvez faire état du classement de X fonds d'archives définitives, alors que vous souhaitez obtenir un financement pour organiser des séminaires de sensibilisation pour les producteurs, afin de développer la collecte.

Cela est un signe de vitalité du service et montre que vous savez gérer plusieurs domaines.

Si le projet relève du même domaine que d'autres réalisations préalables, vous pouvez faire alors preuve d'une expérience en la matière.

Exemple

Si vous recherchez des subventions pour monter une exposition alors que vous en avez déjà réalisé une.

Si vous le pouvez, fournissez quelques pièces annexes : un rapport d'activité, une publication, un exemple d'instrument de recherche, un catalogue d'exposition, une plaquette de présentation du service.

Et si vous n'avez rien de tout cela, une photo du bâtiment où vous travaillez peut peut-être faire l'affaire !