4.2. La préparation
La préparation pour le transfert nécessite un étiquetage soigné des fonds.
Cette opération peut être confiée au déménageur (dans ce cas, il faut se débrouiller pour que cela figure dans le cahier des charges) ; elle est alors réalisée dans la phase de déroulement.
Si vous avez décidé de préparer vous-même l’étiquetage, il faut repérer les fonds en les identifiant au moyen d’étiquettes qui préciseront l’adresse complète d’arrivée.
Les délais accordés pour cette préparation étant généralement très courts (sauf dans le cas de grosses opérations impliquant le transfert de plusieurs services ou de l’ensemble de l’administration ou de l’entreprise), il ne peut pas toujours être question d’effectuer un versement dans les règles. En revanche, on procèdera à un “ emballage ordonné ” des dossiers du service.
Les opérations sont menées dans l’ordre suivant :
métrage
emballage ordonné
étiquetage des caisses.
4.2.1. Le métrage
Afin d’obtenir dès que possible la livraison d’une quantité de caisses de déménagement suffisante, il convient d’effectuer le métrage des dossiers conservés dans les bureaux, les secrétariats, les cagibis, etc.
Il faut compter une caisse de déménagement standard (environ 0,50 m x 0,35 m x 0,30 m ) pour 0,50 à 0,55 ml.
4.2.2. L'emballage ordonné
Plusieurs cas de figure se présentent.
Attention :
Le cas échéant, si l'on dispose du personnel suffisant, la formation d'une équipe interne est indispensable, pour assurer le contrôle des opérations. Les tâches et les responsabilités seront réparties au sein de cette équipe. Ce n'est pas indispensable pour les petits transferts.
1) Les dossiers sont rangés dans l’ordre d’un plan de classement (ou de plusieurs plans de classement, si plusieurs services sont concernés par le déménagement) et déjà conditionnés dans des boîtes d’archivage.
Les boîtes sont alors numérotées de 1 à n, placées dans les caisses de déménagement elles-mêmes numérotées de 1 à n.
Selon les préférences le numéro sera indiqué :
soit sur les 4 côtés de la caisse de déménagement,
soit sur le côté qui devra être apparent sur l’étagère à destination ainsi que sur le dessus de la caisse.
Sur une feuille, on reporte le numéro de la caisse de déménagement, les numéros des boîtes contenues dans la caisse et les cotes des dossiers.
Exemple :
SERVICE DU PERSONNEL- BUREAU 526 |
Caisse 1 | Carton 1 et 2 | Série 1 | Circulaires et notes de service |
Caisse 1 | Carton 3 à 5 | Série 2 | Gestion du personnel : dossiers généraux |
Caisse 2 | Carton 6 à 10 | Série 3 | Dossiers nominatifs du personnel |
etc. |
2) Les dossiers sont également rangés selon un plan de classement,mais pas dans des boîtes(dossiers suspendus, armoires, etc.).
Si vous disposez d’un peu de temps, il vaut mieux les mettre dans des boîtes et procéder comme précédemment.
Si le délai est trop court, vous rangerez soigneusement les dossiers dans les caisses de déménagement numérotées sur les quatre côtés et vous ferez un inventaire des dossiers comme décrit ci-dessus, mais sans mentionner de boîtes.
3) Il n'y a pas de plan de classement,les dossiers sont rangés dans des tiroirs ou sur des tablettes d'armoires.
Ces dossiers n’étant pas classés dans un ordre logique, il conviendra d’en faire un inventaire sur fiche à mesure qu’on les placera dans les boîtes et dans les caisses de déménagement.
On notera sur chaque fiche le numéro de la caisse, celui de la boîte s’il y a lieu, le titre du dossier et l’année si possible.
Il est également utile de mettre le nom de la personne responsable ou gestionnaire du dossier, de façon à faciliter la répartition des dossiers sur le site d’arrivée, ou pour le remettre en place après une opération de réfection des locaux.
Il faut prendre bien soin de faire une fiche par dossier et non pas par boîte ou par caisse de déménagement.
Les fiches peuvent alors être rangées dans un ordre logique, les caisses étant entreposées dans l’ordre de leurs numéros. Ainsi, on pourra aller chercher là où ils se trouvent les dossiers dont on a besoin, tant que les caisses n’auront pas été déballées
Exemple :
FICHE DE DEMENAGEMENT
Caisse n° 45
Boîte n° 21
M. Jean
Dossier de construction de l’annexe de la mairie
2001-2005
4.2.3. L'étiquetage des caisses
Une fois les caisses remplies, elles doivent être étiquetées soigneusement. Sur chaque étiquette, on fait figurer :
le numéro de la caisse (correspondant à la fiche de description),
l’identification du lieu de départ (service, numéro de la pièce),
l’identification du lieu d’arrivée, même si les dossiers doivent réintégrer le même bureau (par exemple dans le cas d’un transfert provisoire où les dossiers restent dans la caisse).
