Modèle de questionnaire
Voici un modèle de questionnaire comprenant une liste de points qui pourra vous aider à établir un diagnostic dans le cadre d’une procédure d’audit./état des lieux.
Ce questionnaire a été conçu au sens large : ainsi toutes les tâches ou activités évoquées ne seront peut-être pas pertinentes dans le cadre de votre démarche d’audit qui sera peut-être réduite à une seule fonction (par exemple, proposer un système d’enregistrement des documents).
Les mesures que vous préconiserez seront établies en fonction des réponses apportées à ce questionnaire.
Création des documents | |
- Combien y a-t-il de types de documents créés dans le service ? - Combien y a-t-il de personnes habilitées à créer des documents ? - Existe-t-il un format normalisé pour les documents, une charte graphique ? - Sur quel support les documents sont-ils créés ? Papier, électronique ? Dans quelle proportion ? | |
Cadre réglementaire | |
- Existe-t-il des instructions concernant la gestion des documents. Si oui, sont-elles connues de tous ? - Existe-t-il une réglementation concernant la nature des documents à conserver, le lieu et la durée de leur conservation ? | |
Procédure d'enregistrement | |
- Existe-t-il une procédure d’enregistrement des documents à l’arrivée, au départ ? - Cet enregistrement est-il centralisé ? - Quels outils sont utilisés (registres, système informatique, numériseur)? - A-t-on régulièrement recours à l’outil d’enregistrement et dans quel but (autre que pour rappeler une référence) ? - Quels documents sont enregistrés ? Les documents internes sont-ils pris en compte ? - Le document enregistré est-il complété par des documents préliminaires avant sa mise en circulation ? | |
Gestion du flux de l'information/traçabilité des documents | |
- Existe-t-il un circuit normalisé de l’information ? Quelles sont les étapes du traitement du document à partir de son arrivée dans le service jusqu’à son arrivée sur le bureau du collaborateur concerné ? - Comment les documents sont-ils répartis après leur arrivée dans le service? - Combien de copies de documents au départ réalise-t-on ? A qui sont-elles destinées ? - Existe-t-il un ou plusieurs “ chronos ” départ (c’est-à-dire la collection chronologique des courriers au départ) ? - Quelles sont les références portées sur chaque document ? - Quel(s) outil(s) permet(tent) de retrouver ces références ? - La circulation des documents est-elle contrôlée ? Par qui ? | |
Constitution des dossiers | |
- Comment les dossiers sont-ils constitués ? Par qui ? - Quand et comment est effectué le classement des documents dans les dossiers ? - La constitution des dossiers est-elle contrôlée ? Les dossiers sont-ils passés en revue et mis à jour ? - Procède-t-on à une épuration des dossiers ? A quel moment (régulièrement, au moment du versement) ? - Existe-t-il un plan de classement ? Si oui, est-il connu et appliqué ? - Si le système de classement est numérique, quel est le moyen d’accès (fichier, registre, base de données) ? - Les documents pour information sont-ils clairement identifiés ? Quel traitement leur est réservé ? - Quand et comment a-t-il été élaboré ? Est-il régulièrement mis à jour ? - Comment sont classés les documents électroniques ? Existe-t-il un serveur partagé ? Qui dispose des droits d’administration, des droits d’écriture ? - Comment sont créés les nouveaux dossiers ? | |
Conservation des dossiers | |
- Sous quelle forme sont conservés les dossiers : papier, électronique ? - Où sont conservés les dossiers papiers ? - Quel type de contenant est utilisé ? Chemises de papier, cartons, dossiers suspendus, boîtes d’archivage, rien ? - Y a-t-il suffisamment de place pour conserver des dossiers dans le service ? Si non, où se trouvent-ils (pièces annexes, couloirs, sous-sols, etc.) ? | |
Archivage | |
- Les dossiers sont-ils archivés ? A quel rythme ? - Dans le cas où sont produits ou reçus des documents électroniques, existe-t-il une procédure d’archivage ? - Existe-t-il une liste des dossiers ou un instrument de recherche ? - La procédure de versement est-elle connue du service ? Si oui, est-elle régulière ? | |
Accès à l'information/Recherche d'information | |
- Combien de temps faut-il en moyenne pour retrouver un document lorsqu’on en a besoin ? - Qui a accès aux documents ? L’accès est-il protégé ? - Qui a accès au système d’enregistrement ? Existe-t-il des groupes d’utilisateurs ? - Le système de prêt des documents est-il organisé ? Comment est-il contrôlé ? - Des travaux de recherche sont-ils effectués sur des affaires ou des thèmes particuliers ? - Des informations sont-elles recherchées par le biais d’autres sources que les documents d’archives ? | |
Sécurité | |
- L’accès aux documents est-il protégé ? - Existe-t-il des documents confidentiels ? - Un traitement particulier leur est-il appliqué : en matière d’enregistrement, de diffusion, de classement, de sélection, d’archivage ? - Existe-t-il des mesures de sécurité pour la conservation des documents ? - Un plan d’urgence a-t-il été élaboré ? - Dans le cas d’une gestion informatique, quelle est la fiabilité du système ? - Les locaux sont-ils correctement protégés ? | |
Répartition des rôles | |
- En fonction des tâches décrites ci-dessus, qui fait quoi dans le service en matière de gestion de documents ? - Combien de temps est consacré à chaque tâche en moyenne ? | |
