3.1. Le classement thématique hiérarchisé (plan de classement)
Il permet, selon un cadre rigoureux, le classement intellectuel et matériel de tous les documents émis ou reçus par le service au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur départ.
Les dossiers sont ainsi organisés:
de façon rationnelle : parce que le classement fonctionne de manière hiérarchisée, ordonnant les documents en dossiers et sous-dossiers, du général au particulier ; l'objet du document détermine son classement et tous les documents traitant du même sujet sont classés dans le même dossier ;
de façon objective : parce qu'il peut être compris et utilisé par tous ; l'accès à l'information ne dépend plus de la personne qui a créé les dossiers, ceux-ci restent donc aisément disponibles dans le temps ; en cas de recours aux précédents dossiers, il est facile de retrouver les pièces si le principe de classement n'a pas changé.
3.1.1. Comment élaborer un plan de classement
On procèdera de la façon suivante, en deux étapes :
1ère étape : s'informer
Deux démarches parallèles doivent être entreprises :
Il faut examiner les documents produits ou reçus par le service pour déterminer quelles sont les affaires traitées, ainsi que les thèmes des documents. Il est donc important de bien lire les documents, pas seulement les titres des dossiers, et de noter soigneusement les sujets des affaires traitées.
Cette seule lecture est insuffisante : il faut également que la personne chargée de l'élaboration du plan interroge chaque agent sur ses fonctions et sur l'importance des dossiers, si le plan doit concerner l'ensemble d'un service. Cela permet de hiérarchiser les dossiers complexes et d'évaluer l'importance et le développement futurs des affaires.
2e étape : rédiger un projet
Une fois ces informations collectées, il faut essayer de les faire rentrer dans un cadre[1] subdivisé en différentes séries[2], sous-séries, dossiers[3], sous-dossiers, en fonction du degré de hiérarchisation que l'on souhaite donner au plan[4]. Chaque référence (sous-dossier appartenant à tel dossier qui appartient à telle sous-série, etc.) sera ainsi constituée d'un symbole ou cote[5] qui peut être soit numérique, soit alphanumérique : ce sera l'adresse du document.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Que faire si des sujets sont laissés de côté ou si des affaires n’existent pas encore ? Comment tout prévoir ? Le plan que vous élaborez doit être assez général dans l'intitulé de ses cotes ou références pour accueillir de nouveaux dossiers sans apporter des modifications en permanence ; il doit donc s'efforcer d’anticiper, quitte à ce que certaines cotes ne soient jamais utilisées au cours de son application. C’est pour cela que les entretiens avec les agents ayant en charge les dossiers sont essentiels, car eux seuls sont en mesure de vous renseigner sur l’évolution possible des affaires. |
Quelle est la différence entre un plan de classement et un inventaire ? L’un peut-il se substituer à l’autre ?
Non. Un plan de classement n'est pas un inventaire ni une liste de dossiers.
L'inventaire des dossiers donne l'image du fonds d'archives du service à une période donnée, en fournissant la liste des dossiers qui ont effectivement été traités, et précisément à quelle période. On sait ainsi de quels dossiers on dispose vraiment.
Le plan de classement en revanche reflète l'ensemble des activités du service, donc il est aussi une projection dans l'avenir puisqu'il doit accueillir les futurs dossiers.
3.1.2. Comment appliquer un plan de classement ?
Une fois votre projet de plan prêt, observez les quelques suggestions suivantes de sorte que son application puisse être un succès :
Faites valider votre projet par les utilisateurs
Il faut en effet faire valider votre projet surtout si vous n’êtes pas celui qui procède à la cotation. Si cela est possible, il est même recommandé de présenter le projet aux cadres et chefs de services, et à tous ceux que vous avez interrogés lors des entretiens de préparation. Ce plan n’est pas pour vous, mais pour eux et doit s’adapter à leur réalité professionnelle aussi parfaitement que possible. Vous aurez donc à cœur de prendre en compte toutes leurs suggestions.
N’oubliez pas non plus que cet outil reste une création intellectuelle, et qu’il est difficile de faire coïncider des méthodes de travail, les particularités de telle ou telle procédure, avec un cadre rigoureux et logique.
Ne visez pas à la perfection, mais à l’efficacité.
Prévoyez des séances de formation à l’utilisation
Si vous n’êtes pas l’utilisateur principal du plan ou si vous partagez la tâche avec d’autres, entraînez-vous avec votre équipe. Plusieurs avantages à cela :
vous vous approprierez cet outil de travail ensemble ;
vous pourrez le discuter avant sa mise en application définitive sur les points les plus complexes ;
vous pourrez déterminer ensemble une méthode commune de cotation de sorte que celle-ci soit homogène.
Ainsi, chacun aura les mêmes réflexes non seulement au moment de la cotation, mais aussi au moment de la recherche.
Choisissez, en accord avec le reste du service, une date de mise en application du plan
C’est-à-dire une date à partir de laquelle tous les documents qui arrivent ou qui partent du service doivent être munis d'une référence ou cote en fonction de ce plan.
Prévenez tout le monde de l’existence de ce nouvel outil, chacun doit en effet se sentir concerné.
Le plan de classement étant la clef d’accès à l’information, il faut lui donner l’importance qui lui revient.
Donnez-vous une période d’essai
Cette période doit être de quelques mois, avant d’adopter une version définitive, ne serait-ce que pour contrôler la pertinence de la hiérarchisation que vous avez adoptée.
Méthode : Je me pose des questions :
Je me pose des questions | Si, après la période d’essai, le plan ne convient pas, que faire ? Recommencer l’exercice. Il vaut mieux passer du temps à élaborer un outil correct et opérationnel, que de démarrer trop vite avec un plan qui deviendra rapidement obsolète et inutilisable. Le plan de classement est l’un des clefs de voûte du système de gestion des documents, il ne faut donc pas hésiter à investir du temps dans sa conception. |
3.1.3. Comment coter un document ?
C’est un exercice important, car on aura du mal à retrouver un document improprement coté et on risque de fausser la composition d’un dossier.
Il faut donc trouver dans le plan, pour chaque document, la cote logique qui correspond au sujet traité (ce sera en quelque sorte l'adresse du document). Ainsi, tous les documents traitant du même sujet ou concernant la même affaire se verront attribuer la même cote et seront classés dans le même dossier. Si on ne trouve pas de cote satisfaisante, rien n'empêche d'en créer une.
Attention :
Lorsqu'on crée trop de nouvelles cotes, cela signifie que le plan ne correspond pas vraiment aux besoins du service : il faut donc le corriger ou le reprendre.
Pour coter correctement un document, il faut s'efforcer de le lire intégralement pour déterminer quel en est le sujet le plus important.
Il arrive parfois qu'on puisse classer un document dans deux dossiers différents, lorsqu’il y a un sujet principal et un sujet secondaire : on pourra alors faire une photocopie de manière à ce que les deux dossiers soient complets (mais il vaut mieux éviter de recourir à cette méthode qui multiplie les documents), ou recourir au système du renvoi (“ voir tel autre dossier ”, avec fiche de renvoi).
Le document doit prendre sa place au sein du dossier correspondant à l’affaire fondamentalement concernée.
Dans certains cas, et en usant de discernement, il faut faire passer au second plan un thème traité pour classer le document dans le cadre du contexte précis dans lequel il a été élaboré (par exemple : un dossier de réunion qui ne peut être éclaté en plusieurs cotes). C’est donc le thème qui intéresse au plus près l’activité du service qui est privilégié lors de la cotation, même si ce n’est pas le sujet traité principalement.
N’oubliez jamais les deux principes suivants :
on cote un document pour le retrouver, donc il faut se placer dans la perspective de la recherche, comme nous l’avons rappelé plus haut pour l’élaboration du plan ;
il faut essayer de respecter la notion de vie d’une affaire : le dossier doit se rapprocher de celui qu’aurait naturellement constitué un agent traitant.
Méthode : Je me pose des questions :
Je me pose des questions | Doit-on coter tous les documents ? En général, on ne fait pas entrer dans un dossier (donc on ne cote pas) les documents reçus pour simple information qui seront donc détruits dans un délai plus ou moins long, ou les documents traités par un autre service et qui ne font que transiter. En revanche, on n’oubliera pas de coter et de classer tout document quels que soient sa nature et son support ayant un réel intérêt pour le dossier : coupures de presse, photographies, cassette audio, etc. Il faut s'efforcer de coter et de classer tout ce qui peut être vraiment utile à la compréhension des dossiers et à leur traitement. |
Où faut-il porter la cote : sur le document, ou seulement sur le dossier d’accueil ?
La cote, pour plus de sécurité, peut être portée sur le document lui-même et pas seulement sur le dossier d'accueil : cela permet, en cas de retrait du document de son dossier, de pouvoir le reclasser ensuite sans aucune difficulté. Surtout, n’oubliez pas de reporter la cote dans l’outil d’enregistrement.
A quel moment dois-je coter ?
Il est préférable de coter les documents au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur création, de manière à savoir quel est leur lieu de rangement. Mais si la priorité consiste à diffuser le courrier le plus rapidement possible, on portera la cote au retour des documents pour classement dans les dossiers. Cela permet alors de vérifier, par rapport à l’enregistrement, que les documents sont rendus après circulation.
Si je me trompe en cotant un document, que faire ?
L’erreur de cotation peut provenir soit d’une mauvaise interprétation du document, soit de l’évolution de l’affaire. Si le document a été mal interprété, il est recommandé de lui donner la cote correcte et de le reclasser dans le dossier correspondant. Cette rectification évite de démembrer le dossier entre la cote erronée et la cote choisie. Si les rectifications sont trop importantes (vous devez recoter de nombreux documents), il faut signaler à la cote logique où les documents devraient être classés, l’endroit où ils sont effectivement rangés. C’est également le parti que l’on prendra lorsqu’une affaire déborde de son contexte initial et aborde des aspects concernés par une autre cote (par exemple, un cas individuel de gestion de personnel qui dégénère en conflit social).
