3.2. Le classement sériel
Le classement sériel de dossiers est parfois préférable, dans certains cas, au classement thématique hiérarchisé comme, par exemple, pour :
certains événements ponctuels (réunions, conférences, voyages) ;
les dossiers de personnel ;
les dossiers de fournisseurs ;
les dossiers par “ opération ” : budget, affaires financières, etc.
Ils peuvent être classés selon les critères suivants :
par ordre alphabétique (par nom ou raison sociale) ;
par ordre chronologique : la série commence lors de l'ouverture des dossiers ou de leur clôture ; il peut aussi s'agir de l'ordre chronologique des événements.
Méthode : Je me pose des questions :
 Je me pose des questions | Faut-il considérer les collections chronologiques comme une méthode de classement sériel ? La collection chronologique générale de la correspondance concerne tous les courriers au départ du service. Elle est toujours constituée de doubles et ne comprend aucun original. Cette collection, tous thèmes confondus et toutes natures de documents confondues, est un instrument de travail usuel qui ne peut remplacer un classement thématique ou sériel. Elle est tenue dans l'ordre chronologique des documents au départ. On peut aussi trouver des collections chronologiques particulières pour certains documents. Il peut s'agir également d'un chrono particulier pour un directeur général ou un chef de service, pour les notes de service ou les instructions. |
Cette collection chronologique peut (et souvent doit) être englobée dans le plan de classement thématique (en général du secrétariat) et porte la référence qui lui est attribuée en fonction dudit plan.
