4.1. La sauvegarde des documents
Pour s’assurer que l’information électronique est disponible, compréhensible et utilisable:
il est nécessaire de mettre en place des règles pour la sauvegarde et le stockage des documents;
il est possible de donner des conseils pour la gestion coordonnée des documents sauvegardés dans un explorateur de documents commun à plusieurs personnes;
il est utile d’expliquer que la structure de l’activité peut servir de modèle pour la sauvegarde des documents.
Exemple :
On peut reprendre le nom d’une fonction assumée par le service dans le nom du dossier, ce qui incitera le personnel à relier les documents à la fonction correspondante.
Les guides de bonnes pratiques incluent également des exemples de titrage pour les dossiers, sous-dossiers et documents.
