4.2. La structure des dossiers
Avant tout, il convient de donner une structure à l’« explorateur de documents » en définissant les dossiers et sous-dossiers. On réalise ainsi une arborescence hiérarchisée.
L’explorateur de documents doit être structuré pour répondre aux besoins du service.
Plusieurs solutions sont possibles, mais la meilleure consiste à se fonder sur les fonctions et activités assumées par le service pour être sûr que les documents sont organisés conformément aux tâches réalisées par les employés. Si un plan de classement existe déjà pour les dossiers papier, il conviendra de le reproduire tel quel dans l'explorateur de documents.
Les documents peuvent alors être sauvegardés dans les sous-dossiers appropriés. Il n’est pas nécessaire de répéter le titre du dossier dans le titre du document.
Voici quelques règles qui peuvent s’avérer utiles lors de la création de l’arborescence :
la structure doit être simple et logique ;
il convient d’aller toujours du général au particulier : fonction/activité/sous-activité/tâche/sous-tâche (par exemple : Immeubles/Entretien/Nettoyage des sols) ;
une terminologie claire et précise doit être utilisée pour le titrage des sous-dossiers et des fichiers ; cela permettra d'identifier d'autant plus rapidement les documents.