4.3. Le titre des dossiers et des fichiers
Des règles claires doivent être établies pour nommer les dossiers et les fichiers.
L'utilisation de ces règles permet :
de retrouver plus facilement et plus rapidement un document dans son espace de travail ou dans un espace de travail partagé, sur des supports de stockage ou en ligne sur un serveur partagé ;
d'identifier plus facilement les documents produits par des collègues, ce qui évite de recréer des doublons ;
de distinguer les projets des versions définitives.
L'utilisation d'abréviations doit être encouragée dans les cas suivants :
les dates (par exemple : pour les comptes-rendus de réunions du Conseil d’administration, on pourra mettre CA-CR-2005-12-07, c’est-à-dire “ compte rendu d’une réunion du Conseil d’administration qui s’est tenue le 7 décembre 2005 ”) ; *
les lieux (par exemple : en France, les codes postaux) ;
les sigles, du moment que ces documents ne doivent pas être communiqués à des personnes extérieures à l'organisation. *
On ne peut copier deux documents avec le même nom dans le même dossier:
sinon, le deuxième document écrase le premier lorsque vous l’enregistrez si vous répondez positivement à la question de l’ordinateur : “ souhaitez-vous remplacer la précédente version de X ? ” ; dans ce cas, il faudra créer deux dossiers différents : par exemple, pour différencier une version provisoire d’un document d’une version définitive.
De manière générale, obéissez au sens pratique et à la logique, placez-vous dans l’optique de la recherche du document par vous ou par l’un de vos collègues qui devrait pouvoir vous remplacer.