2. Préparation d'un versement : métrage linéaire et boîtes de conditionnement
Un service de l’entreprise vous a appelé pour procéder à l’archivage de ses dossiers courants.
Le service est composé de quatre bureaux (dont un secrétariat) et un cagibi. Chaque bureau dispose d’un poste de travail avec une armoire et un meuble bas à tiroirs suspendus. Le secrétariat a deux postes de travail.
Données techniques :
chaque armoire : 4 tablettes d’1 ml de longueur, espacées de 0,50 m ;
chaque meuble à tiroirs suspendus : 3 tiroirs de 0,60 m de profondeur ;
un dossier : 0,30 m x 0,22 m.
Occupation par les documents :
trois des armoires sont pleines, les dossiers étant disposés en piles compactes ;
une autre armoire a 3,5 étagères pleines, l’une d’entre elles avec des cartons type cartons d’archivage de bureau (0,35 m x 0,25 m x 0,10 m) remplis de documents, les autres avec des piles de dossiers ;
la dernière armoire est remplie à 65 % de dossiers suspendus ;
sur les cinq meubles à tiroirs suspendus, trois sont remplis, l’un a deux tiroirs occupés, le dernier offre encore 35% d’espace vide ;
le cagibi contient 4, 30 m3 de dossiers non conditionnés.
Question
Pouvez-vous calculer :
le métrage linéaire total des dossiers produits par ce service ;
le métrage linéaire qui sera transféré dans le bâtiment d’archives intermédiaires, sachant que 33 % du métrage linéaire total des dossiers de ce bureau seront éliminés immédiatement conformément aux consignes du calendrier de conservation ;
le nombre d’unités de conditionnement qui seront nécessaires si on utilise des boîtes aux dimensions suivantes : longueur : 0,50 m; largeur : 0,30 m; hauteur : 0,35 m.
1. le métrage linéaire total des dossiers produits par ce service ;
Calcul du métrage linéaire contenu dans les armoires :
Calcul préalable : métrage linéaire contenu sur une étagère
1 ml : 0,22 ml = 4 piles dans le sens de la largeur
4 piles x 0,50 ml (hauteur des piles) = 2 ml par étagère
Pour une armoire, on a donc : 2 ml x 4 = 8 ml
Pour les trois armoires remplies de piles compactes, on a donc :
8 ml x 3 = 24 ml
Une armoire est remplie à 65% de dossiers suspendus :
Une étagère de dossiers suspendus = 1ml, 4 étagères comptent donc 4 ml
65 % de 4ml correspondent à 2,6 ml
La dernière armoire a 2,5 étagères remplies de piles compactes : on a donc, sur la base de 2 ml par étagère (cf 1er calcul), 2 ml x 2,5 = 5 ml.
Une étagère de 1 ml peut contenir 9 cartons de 0,10 m (de sorte qu’il reste un peu d’espace pour les manipuler, on a donc 0,90 ml de documents sur cette étagère.
Le total de cette armoire est donc de 5,90 ml.
Le total pour les 5 armoires est donc de 24ml + 2,6 ml + 5,90 ml = 32,50 ml
Calcul du métrage linéaire contenu dans les meubles à dossiers suspendus
Chaque meuble comporte 3 tiroirs de 0,60 ml de profondeur, donc contient environ 0,60 ml x 3, soit 1,80 ml de dossiers (métrage approximatif, car cela dépend si les dossiers suspendus sont tassés ou pas).
Trois des meubles sont remplis, soit 1,80 ml x 3 = 5, 40 ml
L’un a deux tiroirs pleins, soit 0,60 ml x 2 = 1,20 ml
Enfin le dernier a encore 35 % d’espace libre, il est donc rempli à 65 %. 65 % de 1,80 ml donnent 1,17 ml.
Le total pour les 5 meubles à tiroirs donne :
5,40 ml + 1,20 ml + 1,17 ml = 7,77 ml
Calcul du métrage linéaire contenu dans le cagibi
On multiplie le volume par 8 (voir fiche de calcul du métrage linéaire), soit 4,3 ml x 8 = 34,40 ml
On obtient pour le total du métrage linéaire du service :
32,5 + 7,77 + 34,40 = 74,67 ml
2. le métrage linéaire qui sera transféré dans le bâtiment d'archives intermédiaires
33 % des dossiers seront immédiatement éliminés, soit 33 % de 74,67 ml, c'est à dire 24,64 ml.
3. le nombre d'unités de conditionnement qui seront nécessaires si on utilise des boîtes aux dimensions suivantes : longueur : 0,50 m; largeur : 0,30 m; hauteur : 0,35 m.
En fonction des dimensions d’une boîte, on peut y disposer les documents et les dossiers en deux piles (en tenant compte du fait que les documents ne sont eux-mêmes pas forcément rangés dans des dossiers ou des dossiers suspendus, c’est donc la seule façon de les ranger dans les boîtes sans les abîmer). On peut alors ranger dans chaque boîte deux piles de 0,30 ml de hauteur, soit 0,60 ml.
Il reste donc à diviser le métrage total à conditionner, soit 24,64 ml, par 0,60. On obtient 41,07, soit en arrondissant, 42 boîtes.
