3. Elaboration d'un plan de classement
Voici ci-dessous un exemple de plan de classement élaboré pour le classement des documents de gestion et de fonctionnement d’un service.
Ce plan comporte un certain nombre d’anomalies, d’incohérences, de lacunes, de maladresses. Examinez-le bien et apportez-y les corrections que vous jugez opportunes.
Pour réaliser cet exercice il vous sera plus facile de l'imprimer.
De l’aide en trois étapes :
des remarques générales pour stimuler votre réflexion (3.2.)
des suggestions précises de corrections ponctuelles (3.3.)
une proposition de plan (3.4.)
Accès aux étapes:
accédez au plan à modifier
accédez aux remarques d’ordre général
accédez aux suggestions de corrections ponctuelles
accédez au plan proposé
Question
Plan à modifier
Niveau 1 | Niveau 2 | Niveau 3 |
1. Collection des circulaires | a. Circulaire du 4 octobre 1987 b. Circulaire du 28 juin 1999 c. Circulaire du 3 janvier 2003 | |
2. Documentation à caractère général sur la politique du service | a. Journal officiel b. Rapports d’activité c. Divers | |
3. Organisation du service | a. Organigramme b. Notes de service c. Matériel d. Sécurité | 1. Incendie 2. Coffres-forts 3. Alarme |
4. Fonctionnement | a. Rapports d'activité b. Notes de service c. Comptes rendus des réunions de service | 1. Notes de service générales 2. Permanences |
5. Inspections (rapports...) | ||
6. Personnel | a. Généralités | 1. Questions statutaires |
2. Effectifs des agents du service, mobilité | ||
3. Formation | ||
4. Autres | ||
a. Personnel | 1. Dossiers nominatifs | |
a. Questions sociales | ||
c. Contentieux | ||
d. Demandes d'emploi et candidatures | ||
7. Questions matérielles | a. Généralités b. Mobilier c. Informatique d. Téléphone | |
8. Divers | a. Etudes |
Remarques d'ordre général
Préférez une cote entièrement numérique. Pourquoi ? Par commodité : on retient mieux une cote composée de 2 ou 3 chiffres qu’une cote dans laquelle s’insère une lettre. Vous gagnerez ainsi un temps précieux en mémorisant les cotes !
Dans la plupart des cotes, on peut prévoir au niveau 2 un “ dossier général ” ou “ généralités ”. Pratique pour classer les documents de synthèses, il permet aussi d’accueillir des documents abordant plusieurs thèmes propres à la cote concernée.
En revanche, proscrivez les dénominations de dossiers du type “ divers ”, “ autres ”, qui servent généralement de fourre-tout, et montrent que la cote est mal comprise. On y classe généralement les documents que l’on ne sait pas coter.
Allez toujours du général au particulier, en pensant au lien qui unit le dossier de niveau 1 au dossier de niveau 2.
La cote doit être libellée de manière à pouvoir accueillir tous les documents à venir concernant cette cote : ainsi, pas de titre évoquant un événement ponctuel, pas de liste de documents en guise de titres de dossiers.
Lorsque c’est nécessaire (un dossier qui peut concerner deux cotes), vous pouvez mentionner des renvois d’une cote à l’autre.
Suggestions ponctuelles
Voici quelques remarques plus précises sur le plan proposé pour l’exercice :
cote 1 : “ collection de circulaires ”; ne pas affecter une cote à chaque circulaire, sinon on est obligé de rajouter une cote chaque fois qu’une nouvelle circulaire est classée;
cote 2 a : le “ Journal officiel ” ne doit pas figurer dans le plan de classement; i s’agit d’un outil de travail qui est classé en collection et n’est pas versé;
cote 2 c : éviter les cotes “ divers ” ;
on peut fusionner les cotes 3 et 4 : "organisation" et "fonctionnement" qui concernent le même type d’activités; les scinder peut amener à hésiter entre plusieurs cotes;
cote 3 c : à rapprocher de la cote 7 ;
cote 3 d : elle peut être réorganisée avec un dossier général où l’on mettra les instructions, et un dossier concernant le matériel et les installations spécialisées, sans oublier un renvoi sur la cote “ questions matérielles ”;
cote 5 : peut être supprimée et replacée dans la cote “ organisation et fonctionnement ”;
la cote 6 a 3 “ formation ” n’est pas une généralité; elle mérite d’être placée au niveau 2.
la cote 6 a 4 n’a pas de raison d’être et peut être supprimée;
la cote 8 est trop générale; le seul dossier qu’elle contient au niveau 2 peut être rattaché à la cote 2.
Proposition de plan
PLAN DE CLASSEMENT : GESTION DU SERVICE |
Niveau 1 | Niveau 2 | Niveau 3 |
1. Collection des circulaires (ordre chronologique) | ||
2. Documentation à caractère général sur la politique du service | 2.1. Notes d’orientation stratégique 2.2. Etudes 2.3. Rapports d’activité | |
3. Organisation et fonctionnement du service | 3.1. Dossier général 3.2. Organigramme 3.3. Notes de service 3.4. Réunions de services 3.5. Sécurité 3.6. Missions et déplacements 3.7. Rapports d’inspection | 3.1.1. Rapports d’inspection 3.3.1. Notes générales 3.3.2. Permanences 3.4.1. Calendriers 3.4.2. Compte-rendus 3.5.1. Instructions 3.5.2. Matériel spécialisé (alarme, coffres-forts)- Voir aussi cote 8 |
4. Personnel | 4.1. Généralités | 4.1.1. Questions statutaires 4.1.2. Effectifs des agents du service, mobilité |
4.2. Dossiers individuels | 4.2.1. Dossiers du personnel en activité 4.2.2. Demandes d'emploi et candidatures | |
4.3. Formation | 4.3.1. Dossier général, instructions 4.3.2. Stages | |
4.4 Questions sociales | ||
4.5. Contentieux | ||
5. Questions matérielles | 5.1. Dossiers général 5.2. Immobilier (bureaux) 5.3. Mobilier 5.4. Informatique 5.5. Téléphone 5.6. Fournitures |
